5 faldgruber du skal undgå ved fornyelse af din EA-aftale

Microsoft Enterprise Agreement (EA) er en populær løsning for større virksomheder, der ønsker centraliseret adgang til Microsoft-software og -tjenester.

Men selvom en EA-aftale kan give store fordele, er der faldgruber, som kan koste dyrt. Vi gennemgår de mest almindelige fejl, som virksomheder begår i forbindelse med Microsoft EA-licensaftaler, og giver tips til at undgå dem. 

Forstå Microsoft EA-licenser

Microsoft EA er designet til større organisationer, der ønsker at standardisere softwareløsninger på tværs af deres forretning. Den indeholder rabatter og fleksibilitet, men har også komplekse krav og begrænsninger, som kan skabe forvirring. Her er, hvad du skal være opmærksom på: 

• Volumenrabatter: Forpligtelsen til at købe store mængder software.
• Årlige rapporteringskrav: Organisationer skal rapportere softwarebrug ret præcist.
• Fornyelsesforhandlinger: Mulighederne for at justere aftalen ved hver fornyelse.

De største fejl, du skal undgå 

1. Manglende forståelse af kravene: Mange organisationer overser detaljerne i deres aftaler, især kravene til minimumsbrug og licensoverensstemmelse. Fejl som disse kan føre til betydelige økonomiske sanktioner.
2. Fejlagtig brug af software: Microsoft kræver præcis rapportering af, hvordan licenser bruges. Forkert brug, som at dele licenser mellem afdelinger, kan bryde reglerne.
3. Utilstrækkelig forberedelse til fornyelse: Fornyelsesprocessen giver mulighed for at forhandle bedre vilkår, men uden korrekt forberedelse risikerer du at acceptere dyre betingelser.
4. Over- eller underlicensering: Mange virksomheder køber enten flere licenser, end de behøver, eller for få, hvilket resulterer i overflødige udgifter eller compliance-risici.
5. Ignorering af overgangen til cloud: Overgangen til cloud-tjenester ændrer licensbehovet drastisk. At ignorere dette kan føre til unødvendige omkostninger.
6. Unødvendig investering: Mange køber produkter som man ikke har brug for endnu, for at opnå en større rabat, derved køber man ofte noget man tror man skal bruge. 

Sådan undgår du disse fejl 

• Forstå dine licensbehov: Kortlæg din organisations aktuelle og fremtidige brug.
• Samarbejd med eksperter: Et licensteam kan hjælpe med at gennemgå og optimere aftalen.
• Hold styr på softwarebrug: Brug værktøjer til at monitorere licensforbrug og overholdelse.
• Forbered dig på fornyelse i god tid: Start forberedelser mindst 6 måneder før fornyelsen.
• Evaluér cloud-mulighederne: Overvej om hybrid- eller cloudløsninger passer bedre til din virksomheds behov. 

Hvorfor vælge itm8 som din licensrådgiver? 

Med mange års erfaring i håndtering af Microsoft EA-licenser forstår vores licensteam de udfordringer, virksomheder står overfor. Vi tilbyder:

• Skræddersyet rådgivning til at optimere din EA-aftale.
• Proaktiv licensstyring, så du undgår compliance-problemer.
• Ekspertise i fornyelsesforhandlinger, der sparer dig penge.

I får anbefalinger til, hvordan en aftale kan sammensættes, set i forhold til jeres behov og krav.

FAQ