Læsetid i minutter: 3
1. Del dokumenter – lad være med at sende dem
En af de mest oversete tidsrøvere er dokumenter, der flyver frem og tilbage på mail. “Kan du lige rette i den her?” – “Er det her den nyeste version?” – “Jeg har lavet nogle ændringer.”
Det lyder banalt, men løsningen ligger allerede i Word, Excel og PowerPoint.
Når du trykker “Del” i stedet for “Vedhæft”, kan alle arbejde i samme fil – samtidig.
Du slipper for dobbeltarbejde, og alle kan se ændringer i realtid.
Det lyder som en lille ting, men alene det kan spare dig for utallige forvirrende versioner og unødige mails.
Eksempel fra Word
2. Find det du leder efter – uden at lede
Hvor meget tid bruger du egentlig på at lede efter mails, dokumenter eller filer, du ved, findes et sted? For mange er det mere, end man tør indrømme.
Løsningen ligger gemt lige foran dig: Microsoft Search.
Det er det søgefelt, du allerede ser i toppen af Outlook, Teams og Word – og det kan meget mere, end man umiddelbart tror.
Microsoft Search kan søge på tværs af alt: mails, filer, chats, møder og dokumenter.
I stedet for at åbne fem forskellige programmer og lede hver for sig, kan du søge ét sted og få alt samlet.
Det fungerer lidt som Google for din virksomhed – hurtigt, præcist og altid opdateret.
Når du først opdager, at du ikke længere skal lede i blinde efter det rigtige dokument, er det svært at gå tilbage.
3. Få ro på opgaverne – uden at købe nye værktøjer
Mange små teams bruger whiteboards, post-its og Excel til at holde styr på opgaver. Men faktisk findes der et opgavestyringsværktøj direkte i Microsoft 365, som de fleste allerede har adgang til.
Det hedder Planner, og du finder det direkte i Teams eller via Office.com.
Her kan du oprette opgaver, tildele ansvar, sætte deadlines og følge med i status.
Det er enkelt, visuelt og kræver ingen opsætning.
Start småt – fx med ét fælles “tavleprojekt” til ugens vigtigste opgaver. Når det først kører, vil du undre dig over, hvordan I overhovedet fik tingene gjort før.
Find din Microsoft Planner her
4. Brug sikkerhedsfunktionerne – de er der allerede
Når det gælder IT-sikkerhed, tror mange, at man skal ud at købe dyre programmer. Men en stor del af beskyttelsen ligger allerede i Microsoft 365 – den skal bare bruges.
Start med tre lavpraktiske tiltag, som kan gøre en enorm forskel:
- Brug totrinsgodkendelse (du får en kode på telefonen, når du logger ind).
- Sørg for, at alle enheder har kode eller login.
- Del kun filer med dem, der faktisk skal bruge dem.
Det kræver ikke teknisk viden – bare sunde vaner. Og det giver en helt anden ro i maven, når du ved, at det basale er på plads.
5. Brug Teams som jeres fælles arbejdsplads – ikke kun til møder
Teams blev hurtigt alles redning under hjemmearbejdet, men mange bruger det stadig kun som et mødeværktøj. Det er synd, for Teams kan meget mere.
Prøv at tænke på Teams som kontoret i digital form:
- hvor I gemmer dokumenter, ikke i mapper på skrivebordet, men i kanaler, så alle altid arbejder i den nyeste version.
- hvor I samler beskeder, filer og noter ét sted, i stedet for at rode rundt i mails.
- og hvor I kan følge opgaver og deadlines direkte i samtalen.
Det kræver ikke nye systemer – bare lidt oprydning i måden, I bruger Teams på. Start fx med at oprette kanaler ud fra emner i stedet for personer. Det gør en verden til forskel i hverdagen.
Eksempel på fælles arbejdsplads i Teams
Få lidt mere ud af det, du allerede betaler for
De fleste tænker ikke over, hvor meget de faktisk får med i Microsoft 365. Men ofte handler det ikke om flere licenser eller nye programmer – det handler om at bruge det, man allerede har, lidt bedre.
Start med et af punkterne her.
Opret et fælles sted i Teams, ryd op i delingen af filer, eller prøv at søge på tværs af mails og dokumenter.
Det tager måske en time at komme i gang – men det sparer dig for mange flere bagefter.
Microsoft 365 er fuld af små genveje, som ikke kræver en IT-afdeling for at virke. Og når først du opdager, hvor meget der kan forenkles med ganske få klik, bliver det hurtigt svært at lade være.
Få det fulde udbytte af Microsoft 365
Vil du være sikker på, at din virksomhed udnytter hele potentialet i Microsoft 365 – sikkert, effektivt og efter best practice?
Med Microsoft 365 Management får du en samlet løsning til design, drift og optimering af dine Microsoft-tjenester.