Digitalt roadmap giver AlfA Travel overblik og retning i den digitale udvikling

AlfA Travel havde længe talt om, at deres arbejdsgange kunne være skarpere. Mange manuelle processer, data der skulle tastes flere steder og systemer, der ikke talte ordentligt sammen, gør det svært at arbejde effektivt og ensartet. Sammen med os har AlfA Travel gennemført et Digital Roadmap-forløb, der har givet dem et fælles sprog, et klart overblik og en prioriteret plan for, hvordan de kan udvikle forretningen digitalt – både de indre linjer og overfor kunderne.

Om AlfA Travel

Rejseaktør med fokus på oplevelser og relationer

AlfA Travel er et privatejet dansk rejsebureau fra 1997 med speciale i grupperejser herunder særligt studierejser for undervisningssektoren. Hvert år arrangerer de indholdsrige, faglige og sociale rejser for ca. 1.400 grupper og 45.000 gæster.

Udfordringen

Mange manuelle processer og fragmenterede systemer

AlfA Travel havde i en længere periode talt om, at de interne arbejdsprocesser ikke fulgte med forretningens stigende behov. Der var mange manuelle processer, oplysninger der blev skrevet flere gange og rettet forskellige steder, og systemer som var åbne og fleksible, men svære at styre i et ensartet flow.

Med et stigende antal medarbejdere og øget kompleksitet er der derfor stort potentiale i at øge effektiviteten, minimere risikoen for fejl og at ensrette de interne arbejdsgange, som hidtil har krævet meget koordinering og “håndholdt” kommunikation og stor viden og erfaring.

“Vi bruger meget tid på at beskrive og styre arbejdsprocesser, fordi systemerne er så fleksible. Der er mange menneskebårne ting og meget, der skal huskes i hovedet eller gemmes de rigtige steder,” fortæller Jeanette S. Christensen, der er salgs- og marketingchef og medejer hos AlfA Travel.

Men det var svært for AlfA Travel at vide, hvad der gav mest mening at fokusere på, og hvor de skulle starte. De vidste, at de havde udfordringer i deres digitale setup – men de manglede viden, et samlet overblik og en retning, de kunne tage beslutninger ud fra.

Løsningen

Digitalt Roadmap hvor hele organisationen blev inddraget

AlfA Travel valgte et Digital Roadmap-forløb som første skridt. Formålet var ikke at købe et system her og nu, men at få en grundig analyse af arbejdsprocesser, udfordringer og muligheder, så beslutningerne omkring den digitale retning kunne træffes på et oplyst grundlag.

Vi gennemførte en struktureret analyse, hvor hele organisationen blev inddraget – både ledelse, salg, backoffice og kunder. Forløbet bestod blandt andet af:

• workshop med ledelsen om de største udfordringer
• kvalitative interviews om hverdagsprocesser og arbejdsgange
• kvantitativ undersøgelse blandt alle medarbejdere
• spørgeskemaundersøgelse blandt kunder
• kortlægning af eksisterende systemer og processer på tværs af organisationen.

Resultat

Overblik, prioritering og et velfunderet beslutningsgrundlag

AlfA Travel står nu med et velfunderet udgangspunkt for at træffe beslutninger om den videre digitale strategi. Hvor de tidligere havde svært ved at overskue, hvad der skulle gøres først, har de nu fået udarbejdet et roadmap, der gør det langt mere overskueligt at planlægge og gennemføre næste skridt. Og ikke mindst er de enige om, hvilke problemer der er størst og bør prioriteres højest.

“Analysen har givet os et samlet overblik over udfordringerne og mulighederne i vores digitale setup. Vi har nu et meget gennemarbejdet materiale, som vi kan træffe beslutninger ud fra, og som vi kan præsentere for vores samarbejdspartnere,” fortæller Jeanette.

På baggrund af analysen udarbejdede vi et samlet digitalt overblik over workflows, systemer og pain points, en SWOT-analyse af AlfA Travels digitale setup og otte konkrete forslag til strategiske initiativer med fokus på integration, automatisering, kundeoplevelse og datadrevet ledelse.

Roadmappet peger på indsatser, der blandt andet skal:

• skabe bedre sammenhæng mellem systemer
• standardisere og automatisere udvalgte processer
• styrke kommunikationen mellem salg og backoffice
• forbedre kundeoplevelsen gennem moderne digitale touchpoints.

Samarbejde

Grundighed, dialog og forståelse for hverdagen

Samarbejdet mellem AlfA Travel og itm8 har fra start været præget af en god dialog og nysgerrighed på hverdagen i virksomheden. Der har både været fokus på de strategiske mål og de praktiske arbejdsgange.

“Vi har oplevet, at itm8 har været gode til at lytte til vores beskrivelser af hverdagen og arbejdsprocesserne. Vi har en fornemmelse af, at de forstår vores hverdag og udfordringer. Det har været en proces, der er gået frem og tilbage, og hvor de har været gode til at sætte sig ind i, hvordan vi arbejder, og at møde os hvor vi er” fortæller Jeanette.