ESDH-skift til SharePoint giver Energi Ikast besparelser og udviklingspotentiale

Efter 15 år med et ældre standard ESDH-system var det tid til et skifte for Energi Ikast. ”Systemet var dyrt i drift. Det krævede egne SQL-, fil- og webservere, og licensen var også en stor omkostning. Desuden var systemet ikke længere tidssvarende. Vi havde brug for en billigere, mere effektiv og fremadskuende løsning,” forklarer IT-ansvarlig Ole Boberg Cholewa. 

Projekt gennemført på to måneder 

Projektet startede formelt i april 2023, og i løbet af to måneder var skiftet gennemført. Det skyldtes dels et koncentreret forløb, del at man havde gjort sit hjemmearbejde, siger Ole Boberg Cholewa.

”Vi forberedte projektet med workshops, en PoC, og så ryddede vi mest muligt op i det gamle system for at nedbringe mængden af data, der skulle overføres. Under selve projektet sikrede vi konstant fremdrift med ugentlige møder i en projektgruppe, hvor også itm8 deltog,”

Ny teknologi handler om kommunikation 

En anden vigtig del af processen var at få organisationen med ombord. ”Vi sørgede for at inddrage de rette interessenter for at gøre overgangen så nem som muligt. Desuden lagde vi vægt på at skabe realistiske forventninger i organisationen. Vi forklarede, at ikke alt nødvendigvis fungerede perfekt fra dag 1, men at det nok skulle komme,” siger Rune Kaldau. Han har som kommunikationsmedarbejder været en naturlig del af processen, forklarer han.  

Planer om portaler og automatisering 

Energi Ikast overvejer således en fælles kommunikationsplatform i SharePoint, men der tegner sig også andre muligheder, bl.a. inden for automatisering. ”På sigt vil vi have endnu mere ud af platformen. Det kan være ting som en projektportal, og så er automatisering selvfølgelig interessant.” siger Ole Boberg Cholewa. 

Besparelser og funktionelle fordele 

Lige nu kan Energi Ikast se tilbage på en succesrig implementering. ”Vi skal ikke bruge så mange servere længere og sparer licensen til det gamle system. Samlet set regner vi med en tilbagebetalingstid på tre år. Derudover har vi opnået en række fordele i hverdagen. SharePoint er mere brugervenligt, og vi får ikke længere klager over, at en server er gået i stå. Samtidig har vi nu fået samlet alle vores data ét sted, hvilket i sig selv er en styrke.” 

Samarbejdet med itm8 har også været stærkt, siger Ole Boberg Cholewa. ”Vi valgte itm8 som partner, fordi de har relevant erfaring mht. at konvertere vores gamle ESDH-system til SharePoint, og den ekspertise har selvfølgelig været værdifuld for os. Itm8 har været en integreret del af forløbet, som har været effektivt uden svinkeærinder. Vi har haft en direkte og ærlig dialog, hvor der hurtigt blev taget hånd om ting, der opstod undervejs.”

Skal vi hjælpe din virksomhed med en løsning, der skaber reel værdi?