Drømmen hos Langebæk var derfor at få et digitaliseret workplace, hvor alt kunne samles inden for én platform.
"Særligt ønskede vi os ét sted at samle information om både gamle og nye projekter. Udfordringen var dog, at i Teams fungerer tingene ret åbent. Alle kunne lave et team, hvis de ønskede det, og dele informationer og dokumenter med de personer, de ville. Det var svært at få overblik over, hvad der lå hvor, og hvilke retningslinjer hver enkelt medarbejder fulgte,”
tilføjer Christoph Ohly.
Hvis Langebæk skulle anvende Teams til opbevaring af dokumenter vedrørende alle virksomhedens projekter, skulle det valgte system desuden leve op til en række regler og sikkerhedskrav, herunder GDPR, NDA, klassificering af fortrolige dokumenter og lignende.
Virksomheden søgte derfor efter et professionelt og sikkert setup, der dels kunne give medarbejderne en effektiv digital arbejdsplads og dels kunne opstille rammer, der sikrede struktur, effektivitet og høj sikkerhed omkring den kommunikation, data og dokumenter, der skulle opbevares i platformen.
Standardisering af data og processer
”Da vi kom i kontakt med itm8, stod det klart, at deres Groups & Teams Management-produkt kunne opfylde vores behov. Det gav os mulighed for at standardisere måden, vi opretter Teams, strukturerer dokumenter og samarbejder om projekter på,”
fortæller Christoph Ohly.
En Groups & Teams Management-løsning fungerer blandt andet til strukturering og klassificering af dokumenter samt samling og ensretning af telefoni, chat-, mail- og videomødekommunikation.
Løsningen indeholdt således en lang række af de funktioner, Langebæk havde brug for. itm8 faciliterede workshops med forskellige afdelinger i virksomheden, hvor medarbejdernes behov blev klarlagt og omsat til funktioner i løsningen.
”Sammen med itm8 har vi nu defineret nogle rammer for, hvordan vores mere end 1000 projekter skal overskueliggøres og være let tilgængelige i systemet. Med en årlig tilgang på ca. 50 projekter er det afgørende at have et godt overblik og en nem adgang. De definerede rammer sikrer, at de alle projekter har samme struktur og indstillinger, fx i form af projektnummer, navngivning, informationsadgang og dokumentstruktur. Skabelonen bruges til både gamle og nye projekter, så vi har fuld sikkerhed for, at alle projekter er identiske,”
tilføjer han.
Det betyder, at det er både nemt og hurtigt at finde frem til den information, som medarbejderne har brug for. Samtidig har Langebæk 100% overblik over, hvilke personer der har adgang til hvilke dokumenter.
”itm8 har været rigtigt gode til at guide os igennem de ting, vi har skullet tage stilling til. Det har sikret, at vores ønsker er blevet koblet godt sammen med de funktioner, der ligger i systemerne. Ud over systemopsætningen har de hjulpet med træning af medarbejderne og flytning af data fra vores gamle systemer.”
Christoph Ohly, Partner - Project Director, Langebæk A/S
Værdifuld rådgivning og sparring
Den nye løsning er en del af en gennemgribende digitaliseringsproces hos Langebæk, som nu anvender en lang række Microsoft-systemer. Gennem hele processen har itm8’ konsulenter fungeret som sparringspartnere, som har sikret, at virksomhedens ønsker blev omsat til velfungerende IT-løsninger til medarbejdernes hverdag.
”itm8 har været rigtigt gode til at guide os igennem de ting, vi har skullet tage stilling til. Det har sikret, at vores ønsker er blevet koblet godt sammen med de funktioner, der ligger i systemerne. Ud over systemopsætningen har de hjulpet med træning af medarbejderne og flytning af data fra vores gamle systemer. Derudover har vi nu adgang til en supportdesk og en hotline ved akut brug for hjælp,”
siger Christoph Ohly.
itm8 har ligeledes været sparringspartnere på opsætningen af sikkerhed, som også har været et vigtigt fokusområde for Langebæk.
”Vi har jo alt data i skyen nu, og derfor har vi også haft behov for nye sikkerheds- og adgangsindstillinger. Der kommer flere og flere cybertrusler dag for dag, så sikkerheden er ultravigtig. Vi har fået flyttet vores sikkerhed til et helt andet niveau, bl.a. via en Device & Identity Management-løsning. Den sikrer, at vi til enhver tid har 100% styr på, hvem der har adgang til vores data. Det giver både os og vores kunder en tryghed i hverdagen. Og så ved vi – og kan dokumentere – at vores systemer lever op til alle gældende krav,”
fortæller Christoph Ohly.
Hos Langebæk er man stadig i gang med sin digitaliseringsproces og arbejder løbende for yderligere at optimere virksomhedens processer. Det betyder også, at de fortsat har kontakt til itm8’s konsulenter flere gange om måneden.
”Vi får løbende rådgivning og sparring i forbindelse med nye funktionaliteter eller ønsker, der er opstået i vores daglige arbejde. itm8’s konsulenter møder os i øjenhøjde, og vi har en god føling med og forståelse for hinanden. Samarbejdet fungerer rigtig godt, og de løsninger, de laver til os, giver stor værdi i hverdagen. Vi ser frem til at bygge videre på løsningerne i fremtiden i samarbejde med itm8,”
afslutter han.
