Hvad er et bogføringssystem?

Et bogføringssystem er et digitalt værktøj, der hjælper dig med at holde styr på din virksomheds økonomi. Det bruges til at registrere indtægter og udgifter, sende og modtage fakturaer, bogføre bilag, beregne moms og meget mere. Kort sagt: Det er systemet, der gør det muligt at føre regnskab korrekt og effektivt – og som hjælper dig med at leve op til kravene i bogføringsloven.

Et moderne bogføringssystem automatiserer mange af de manuelle opgaver, der tidligere blev håndteret i regneark eller papirbilag. Det sparer tid, mindsker risikoen for fejl – og giver bedre overblik.

Hvad bruger man et bogføringssystem til?

Et bogføringssystem dækker alle de grundlæggende funktioner i virksomhedens økonomistyring. Det kan fx bruges til:

• Registrering og bogføring af bilag
• Håndtering af kontoplan og kontering
• Udsendelse og modtagelse af fakturaer
• Afstemning af bank og kasse
• Beregning og indberetning af moms
• Rapportering til skat og revisor
• Automatisering af gentagne opgaver

Nogle systemer tilbyder også integration med andre løsninger – som lønsystemer, ERP eller e-commerce – hvilket gør bogføringen endnu nemmere.

Hvordan fungerer et bogføringssystem?

De fleste bogføringssystemer er cloudbaserede, hvilket betyder, at du tilgår dem online via browser eller app. Systemet giver dig typisk en digital kontoplan, hvor du kan fordele dine bilag og transaktioner på de rette konti.

Du kan uploade kvitteringer og fakturaer, som enten tastes manuelt ind eller aflæses automatisk via OCR-teknologi. Systemet kan matche bankbevægelser med bilag og gøre det nemmere at afstemme og afslutte regnskabsperioder.

Mange systemer har også funktioner, der automatisk foreslår konteringer, beregner moms, og holder styr på deadlines og krav i bogføringsloven.

Hvem har brug for et bogføringssystem?

De fleste virksomheder i Danmark er omfattet af bogføringsloven og har derfor pligt til at føre regnskab – og snart også at gøre det digitalt. Det gælder både enkeltmandsvirksomheder, selskaber og foreninger.

Et bogføringssystem er derfor relevant for:

• Selvstændige og freelancere
• Små og mellemstore virksomheder (SMV’er)
• Revisorer og bogholdere
• Økonomiafdelinger i større organisationer

Selv mindre virksomheder kan have stor gavn af at bruge et system – både for at spare tid og for at sikre korrekt regnskab og dokumentation.

Forskellen på bogføringssystem og ERP-system

Et bogføringssystem er typisk fokuseret på økonomi, moms og regnskab, mens et ERP-system (Enterprise Resource Planning) dækker bredere forretningsprocesser som lager, produktion, HR og logistik.

Man kan sige, at bogføringssystemet er en delmængde af et ERP-system. Mange ERP-løsninger har et integreret bogføringsmodul, men hvis man kun har brug for basal økonomistyring, kan et enkeltstående bogføringssystem være rigeligt.

Er et bogføringssystem lovpligtigt?

I Danmark er det lovpligtigt for virksomheder at føre regnskab. Med den nye bogføringslov bliver det desuden et krav for mange virksomheder at anvende et digitalt bogføringssystem, der lever op til bestemte tekniske og sikkerhedsmæssige krav.

Det betyder, at virksomheder gradvist skal overgå fra manuelle eller lokale systemer til godkendte digitale løsninger. Lovgivningen skal sikre bedre datasikkerhed, gennemsigtighed og automatisering i dansk erhvervsliv.

Fordele ved at bruge et digitalt bogføringssystem

Et digitalt bogføringssystem giver ikke bare lovpligtig dokumentation – det gør også din hverdag nemmere. De vigtigste fordele er:

• Tidsbesparelse og færre manuelle opgaver
• Færre fejl i regnskabet
• Bedre overblik over økonomien
• Lettere samarbejde med revisor eller bogholder
• Automatisk momsberegning og bankafstemning
• Klarhed over deadlines og krav
• Overholdelse af bogføringsloven