Sådan håndterer du Microsoft Copilot og GDPR

Microsoft Copilot er blevet en uundværlig hjælper i Microsoft 365-programmer som Word, Excel og PowerPoint. Med sine avancerede AI-funktioner kan det skrive udkast, opsummere tekst, analysere data og endda lave kreative oplæg til sociale medier eller blogs. Men fordi Copilot bruger data fra platforme som SharePoint og OneDrive, er det afgørende at tage højde for GDPR og datasikkerhed. Her får du en praktisk guide til, hvordan du sikrer, at Copilot arbejder sikkert – uden at gå på kompromis med din virksomheds ansvar for persondata.

Forstå Microsoft Copilot ift. GDPR

Microsoft Copilot er en AI-assistent, der bygger på avancerede sprogmodeller. Den fungerer som din personlige hjælper i Microsoft 365, hvor den automatiserer opgaver, sparer tid og øger produktiviteten. Copilot kan fx:

• Generere tekst til e-mails, rapporter eller præsentationer.
• Analysere komplekse data i Excel.
• Skabe kreative indholdsidéer.

Men Copilot bliver kun så effektiv, som de data, den får adgang til. Det gør det afgørende at beskytte dine data korrekt og overholde gældende regler som GDPR.

Sådan beskytter du data og overholder GDPR med Microsoft Copilot

For at bruge Microsoft Copilot sikkert kræver det, at du kombinerer teknologi og interne politikker, der understøtter databeskyttelse. Her er de vigtigste trin:

1. Klassificér og beskyt dine data med Azure Information Protection (AIP)

En vigtig første skridt i GDPR-compliance er at forstå, hvilken type data du har, og hvor vigtig den er. Her er Azure Information Protection (AIP) din bedste ven.

AIP er en cloud-baseret løsning, der hjælper dig med at identificere, mærke og beskytte dine data, uanset hvor de er gemt, eller hvilken enhed der bruges.
Med AIP kan du fx:

• Mærke datasom "fortrolige" eller "interne" for at sikre korrekt håndtering.
• Tilføje sikkerhedslag som kryptering og adgangskodebeskyttelse til følsomme dokumenter.
• Overholde GDPR og andre love som HIPAA, der kræver stram kontrol over personlige oplysninger.

Eksempel: Ved at mærke kundedata som "fortrolige" med AIP kan du forhindre, at disse oplysninger utilsigtet deles udenfor organisationen. Samtidig kan du konfigurere regler, der kræver stærk adgangskontrol, hvilket yderligere beskytter din virksomheds data.

2. Implementér datastyring og politikker for databrug

For at sikre korrekt brug af Microsoft Copilot er det vigtigt at have klare regler for, hvordan data håndteres:

• Medarbejdere bør kun dele data med autoriserede personer.
• Følsomme data må ikke kopieres ind i Copilot uden godkendelse.
• Alle interne politikker bør opdateres til at inkludere AI-værktøjer.

God datastyring handler også om at bruge data strategisk til bedre beslutningstagning, samtidig med at du sikrer deres kvalitet og beskyttelse.

3. Forhindre datatab med Data Loss Prevention (DLP)

Microsoft 365’s DLP-teknologi arbejder hånd i hånd med AIP for at beskytte dine data mod lækager, misbrug eller utilsigtet deling.
DLP kan fx:

• Stoppe følsomme oplysninger fra at blive sendt til uautoriserede modtagere.
• Alarmere brugere, når de forsøger at dele "fortrolige" data.
• Automatisk kryptere eller blokere uautoriserede handlinger.

Eksempel: Med DLP kan du oprette regler, der forhindrer medarbejdere i at kopiere fortrolige kundedata fra Microsoft Copilot til en USB eller sende det via e-mail.

Overvågning og gennemsigtighed: en nøgle til datasikkerhed

En vigtig del af databeskyttelse og GDPR-overholdelse er at overvåge, hvordan dine data bliver brugt. Microsoft 365 giver dig værktøjer som aktivitetslogning og audit logs, der giver fuld gennemsigtighed:

• Hvem bruger Copilot, og hvad bruger de det til?
• Er der nogen usædvanlig aktivitet, der kan indikere en sikkerhedsrisiko?

Ved løbende at overvåge dine data kan du hurtigt opdage og håndtere problemer, samtidig med at du sikrer, at Copilot bruges ansvarligt.

Brug AI med ro i sindet

Ved at kombinere Azure Information Protection, Data Loss Prevention og stærke interne politikker kan du udnytte Microsoft Copilot til at booste produktiviteten uden at bekymre dig om datasikkerhed. Copilot er designet til at hjælpe dig i dag – og med den rette opsætning bliver det en endnu større hjælp i morgen.

Sammen kan vi sikre, at AI bruges ansvarligt, sikkert og effektivt – til gavn for dig og dine data.