En smidig ERP-opgradering blev begyndelsen på et større IT-partnerskab

BG Service Center

En opgradering fra NAV 2018 til Business Central

BG Service Center (BGSC) skulle opgradere fra NAV 2018 til Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud uden at forstyrre den daglige drift. Med en standardnær løsning, grundige tests og tæt rådgivning kom opgraderingen sikkert i mål. Det gav BGSC tillid til også at samle hosting og IT-infrastruktur hos itm8. 

Om BGSC

BGSC leverer produkter, rådgivning og teknisk service til transport-, auto-, marine- og industrisektoren. ERP-systemet binder salg, montage, lager, service og økonomi sammen og er derfor centralt for den daglige drift.

Overgangen fra NAV 2018 til Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud handlede derfor om mere end teknologi. Det handlede om at skabe et moderne fundament for fremtiden og samtidig sikre, at medarbejdere og forretning kunne fortsætte trygt med driften gennem hele forløbet.

Udfordringen

Et nødvendigt skifte med mindst mulig kompleksitet

BGSC havde brug for at løfte sin ældre NAV-løsning til en moderne cloudplatform. Opgraderingen skulle understøtte kravene i bogføringsloven, give en mere moderne ERP-løsning og reducere kompleksiteten. Samtidig skulle overgangen ske uden unødige forstyrrelser i driften eller en tidsplan, der blev dikteret af teknikken.

Flere spørgsmål skulle afklares undervejs:

• Hvilke gamle tilpasninger var stadig nødvendige?
• Kunne standardfunktionaliteten i Business Central understøtte virksomhedens processer?
• Hvordan skulle historik, integrationer, Continia-løsninger, elektroniske dokumenter og scannerløsningen håndteres

• Hvordan kunne BGSC bevare trygheden ved fortsat at kunne slå op i den gamle NAV-løsning efter skiftet?

Samtidig var kalenderen afgørende: Test, årsregnskab, daglig drift og den endelige konvertering skulle planlægges i en rækkefølge, der gav mening for BGSC. Målet var derfor klart: BGSC skulle ikke bare i cloud. Virksomheden skulle sikkert videre til en løsning, som medarbejderne kunne være trygge ved at bruge fra første dag.

Løsningen

Standard, hvor det gav mening. Tilpasning, hvor det var nødvendigt

Samarbejdet begyndte med en Business Central Migration Assessment og en foranalyse. Her fik BGSC og itm8 et fælles billede af de vigtigste processer og vejen frem til Business Central Cloud.

Allan Nørgaard, CEO for BGSC, fortæller: “Vi har tidligere haft mange tilretninger, så denne gang ville vi gøre tingene anderledes. Derfor blev det centralt at afklare, hvor meget standard Business Central kunne løse for os, før vi begyndte at tilpasse.

Med ambitionen om at undgå unødig specialudvikling blev processerne først afprøvet i et standardmiljø. Det gav et konkret grundlag for at vurdere, hvor Business Central dækkede behovene, og hvor særlige løsninger var nødvendige.

Forløbet omfattede blandt andet:

• Gennemgang af vitale felter og historik fra NAV
• Afprøvning af montage- og produktionsprocesser
• Prøvekonverteringer og test af BGSC’s egne arbejdsgange
• Opsætning og opgradering af Continia Document Capture og Continia Payment Management
• Håndtering af Tasklet Factory og elektroniske dokumenter
• Undervisning og user acceptance testing
• Mulighed for fortsat opslag i den gamle NAV-løsning i en overgangsperiode

Den tekniske løsning var vigtig. Men måden, den blev gennemført på, var mindst lige så afgørende.

Tryghed gennem test og tæt rådgivning

En stor systemændring skaber først værdi, når organisationen er klar til den. Derfor blev økonomiansvarlig, superbruger og ledelse involveret aktivt i test, beslutninger og forankring af den nye løsning.

Prøvekonverteringerne afklarede spørgsmål før den endelige overgang, og undervisningen gav brugerne erfaring med løsningen inden go-live. Adgangen til den gamle NAV-løsning gav et ekstra sikkerhedsnet, mens organisationen lærte den nye platform at kende.

“Vi blev hurtigt koblet sammen med en konsulent med stor erfaring og forretningsforståelse. Nøjagtigheden i forståelsen af vores forretning var på et niveau, vi sjældent har oplevet,” siger Allan Nørgaard.

På den måde blev go-live ikke et teknisk spring, som BGSC stod alene med. Det blev kulminationen på et fælles forløb, hvor tempo og beslutninger fulgte virksomhedens virkelighed. 

Resultat

Et moderne ERP-fundament og tillid til mere

BGSC gik live med Business Central Cloud hen over sommeren 2026. Projektet blev leveret til tiden, og selve opgraderingen gik væsentligt hurtigere end planlagt. På den første driftsdag opstod kun ganske få forhindringer, og en tekniker stod klar hele dagen.

Den nye løsning understøtter kravene i bogføringsloven og giver adgang fra både computer, mobiltelefon og iPad. Det gør arbejdet lettere for BGSC, også når de er på farten. Den nye platform giver BGSC et bedre udgangspunkt for løbende udvikling, standardisering og brug af Microsofts moderne økosystem.

“Vi har valgt også at flytte vores IT-infrastruktur og hosting til itm8. Det giver os en enklere struktur, som er lettere at overskue, og udsigt til besparelser på den månedlige drift.” siger Allan Nørgaard.

Næste skridt er at flytte en søstervirksomhed til en tilsvarende Business Central-løsning. De samme medarbejdere betjener begge virksomheder, så de kan arbejde med flere regnskaber i samme løsning og reducere brugeromkostningerne.

Samarbejdet

Præcist, ærligt og teknisk kompetent

Dialogen med itm8 begyndte gennem AGF's erhvervsnetværk. Netværket giver virksomheder mulighed for at sparre med ligesindede og skabe værdifulde relationer, og for BGSC blev det indgangen til et samarbejde med itm8.

I ERP-projektet var der fra start fokus på tæt dialog, gennemsigtighed og en plan, der tog udgangspunkt i BGSC's forretning, en standardnær løsning og adgang til rådgivere med både teknisk indsigt og forretningsforståelse.

Gennem hele forløbet arbejdede vi tæt sammen om test, beslutninger og planlægning. Den tilgang skabte tryghed hos både ledelse og nøglebrugere, og gjorde forandringen overskuelig.

“Præcist, ærligt og teknisk kompetent. Det er den mest smidige opgradering, vi har prøvet indtil nu.” afslutter Allan Nørgaard.