SharePoint-løsning optimerer DEKOs arbejdsproces

DEKO

På en digital rejse

For DEKO er vores samarbejde en del af deres fortløbende digitale rejse. Med fokus på at binde virksomheden sammen gennem digital teknologi, har DEKO styrket både deres konkurrenceevne og arbejdsglæde. Vores løsning er en del af vores produktpakke Modern Workplace, der udnytter Microsoft-funktioner til at forbinde mennesker, systemer og projekter, uanset geografi.

Om DEKO

Over 50 års ekspertise i indretningsbyggerier

DEKO er en af Danmarks største tømrer- og snedkervirksomheder med speciale i indretning af kontor-, erhvervs- og institutionsbyggerier. Virksomheden har i mere end et halvt århundrede udviklet produkter til indvendigt byggeri, og er i dag et etableret internationalt brand med eksport til 50 lande fordelt over hele verden.

Udfordringen

Énvejskommunikation og komplekse IT-systemer

Med 120 svende på byggepladser og 3 lokationer rundt i landet havde DEKO brug for en fælles platform til vidensdeling, rapportering og projektstyring. Dette kommunikative og administrative foregik primært via e-mail, hvilket, ifølge HSQ-manager Henrik Kristensen, var både besværligt og ineffektivt, og det føltes ofte som en énvejskommunikation. Derudover var processen for arbejdsrapporter kompleks og involverede flere IT-systemer, hvilket øgede risikoen for fejl.

”Svendene bevæger sig rundt på byggepladser, og det var en udfordring at kommunikere med dem samlet. Det foregik primært via mail, hvilket var besværligt og ineffektivt. Det var énvejskommunikation, hvor svendene sig ikke altid følte sig hørt. Det er vigtigt for os med en kultur, hvor alle føler sig som en del af virksomheden, uanset hvor de befinder sig,” forklarer Henrik Kristensen.

Løsningen

SharePoint-løsning forbedrer DEKOs arbejdsflow

Vores samarbejde begyndte med at vi lavede et intranet for DEKOs cirka 100 funktionærer, hvor de kunne vidensdele samt udfylde elektroniske formularer til løn, ferie og fravær. Intranettet blev positivt modtaget i organisationen, og det gav DEKO blod på tanden til endnu en SharePoint-løsning i form af et intranet til virksomhedens ca. 120 svende.

Vi udviklede en SharePoint-løsning, der effektiviserede kommunikationen og gjorde det muligt for svendene at rapportere direkte fra byggepladserne. Med en fælles kommunikationsplatform kunne DEKO nu hurtigt og effektivt sende aktuelle nyheder ud og modtage tilbagemeldinger fra svendene via deres tablets.

”itm8 var rigtig god til at forklare og demonstrere mulighederne i SharePoint, f.eks. mht. moduler hvor du selv kan styre rigtig meget, og hvordan det kan samle brugere på tværs af virksomheden. Vi fik mod på at prøve noget nyt og gik videre med itm8, selv om vi på det tidspunkt havde en anden leverandør,” siger Henrik Kristensen, HSQ- Manager hos DEKO.  

Resultat

Forbedret effektivitet og sikkerhed

Den nye løsning har givet DEKO en mere effektiv arbejdsproces. Svendene udfylder nu arbejdsrapporter ét sted, hvilket automatisk samler alle informationer og dermed sparer tid og reducerer fejl. Denne automatisering har forbedret både afsender- og modtagerprocesserne betydeligt.

”Svendene kan skrive, sende et billede eller en video, og så bliver der taget hånd om det. Det øger sikkerheden og kvaliteten i arbejdet," siger Henrik Kristensen.

Derudover er kommunikationen blevet lettere, og alle kan følge med i hvad der sker i virksomheden og på byggepladserne, hvilket både øger trivslen, sikkerheden og kvaliteten i arbejdet, mener HSQ-manager Henrik Kristensen.

Samarbejdet

Et tæt og ærligt samarbejde

Implementeringen af løsningen blev designet i tæt samarbejde med DEKO, hvor vi sørgede for at adressere alle deres behov. DEKO tog ejerskab over løsningen internt og gennemførte undervisningsforløb med deres svende, så de nu alle er med ombord. 
Den åbne og ærlige dialog har været nøglen til succes i vores samarbejde.

“Vi har haft en rigtig god proces med itm8, der kender alt til SharePoint og dets muligheder. Samtidig har de et rigtig godt blik for vores behov og dermed, hvordan løsningen præcist skal skæres. F.eks. sørgede de for, at vi var opmærksomme på spørgsmålet om rettigheder,” siger Henrik Kristensen, HSQ-Manager hos DEKO.