Lotus Heating Systems har reduceret manuelle processer og fået et beslutningsgrundlag, de kan stole på

Efter mange år med manuelle arbejdsgange og uensartede data stod Lotus Heating Systems med et klart behov: De skulle have et nyt ERP-system, der kunne samle økonomi, lager og produktion i én stabil og fremtidssikret platform.

Sammen implementerede vi Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud – og med det skabte vi et digitalt fundament, der har løftet både effektivitet, datakvalitet og beslutningskraften i virksomheden.

Om Lotus Heating Systems

Dansk virksomhed med internationalt udsyn

Lotus Heating Systems laver og sælger brændeovne og pejseindsatse af høj kvalitet. Virksomheden har gennem årene opbygget en solid position i markedet og opererer med både produktion, lager, montage og salg på tværs af organisationen.

Med vækst og stigende kompleksitet fulgte også et øget krav til struktur, overblik og pålidelige data. For når lager og økonomi hænger tæt sammen, skal tallene stemme hver gang.

Udfordringen

Manuelle processer og usikre data bremsede udviklingen

Lotus Heating Systems havde i mange år arbejdet i et ERP-setup, som var blevet tungt at vedligeholde og svært at udvikle videre på. Systemet fungerede – men data var ikke altid pålidelige, og mange arbejdsgange krævede manuel behandling og ekstra kontrol.

Især i økonomifunktionen blev der brugt unødvendig tid på at sikre, at tallene var korrekte. Vidhi, Project Lead hos Lotus Heating Systems, fortæller:

“Vi havde brug for et system, vi kunne stole på. Alt for mange processer krævede manuel håndtering, og vi brugte al for meget tid på at validere data frem for at bruge den.”

Udfordringen var ikke kun teknisk. Det handlede om tillid til data, ensartede processer og om at skabe en platform, som kunne understøtte Lotus Heating Systems fremtidige vækst, fortæller Michael Tolbøll, der er økonomichef:

Løsningen

En struktureret implementering af Business Central Cloud

Valget faldt på Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud, ud fra målsætningen at skabe var en moderne, standardiseret og skalerbar platform med så få specialtilpasninger som muligt.

Projektet blev gennemført over cirka et år, hvor Vidhi fungerede som den interne projektleder og change manager, mens konsulenterne fra itm8 stod for opsætning, migration, sparring og undervisning.

“Det vigtigste i samarbejdet var, at det føltes som om, at vi var ét team. ERP-konsulenterne fra itm8 var der ikke bare for at implementere et system – de hjalp os med at optimere vores måde at arbejde på,” fortæller Vidhi om samarbejdet.

Go-live blev gennemført uden at stoppe produktionen – og med tæt onsite-support i de første uger, så medarbejderne hurtigt kom trygt i gang.

Resultat

Pålidelige data, effektive processer og stærkere beslutningstagning

Ét år efter go-live står Lotus Heating Systems med et helt andet fundament.

Data er renset, struktureret og samlet ét sted. Processer er mere ensartede. Nye medarbejdere oplever systemet som intuitivt. Og økonomifunktionen arbejder i realtid fremfor i manuelle efterberegninger.

Især Michael, der er økonomichef i Lotus Heating Systems, oplever en markant forskel i økonomiprocesserne:

“I dag kan vi trække rapporter direkte ud i Excel uden besvær, og integrationen mellem Business Central og vores betalingsløsning fungerer virkelig godt. Det har fjernet en stor del af den frustration, vi tidligere oplevede i økonomiprocesserne,” fortæller Michael, økonomichef.

Mens løsningen for ledelsen har betydet bedre rapportering og hurtigere indsigt, fortæller Lars Ulrich Borch, CEO i Lotus Heating Systems:

Samarbejdet

Transparens og fælles ansvar

Projektet blev drevet med tydelig governance, løbende dialog og klar rollefordeling. Budget og fremdrift blev fulgt tæt, og beslutninger blev truffet på et oplyst grundlag.

Vidhi fremhæver især den tætte dialog og den praktiske tilgang:

“Vi oplevede fuld transparens hele vejen gennem projektet. Vi vidste altid, hvor vi stod, og hvad næste skridt var.”

Fra ledelsens side blev især gennemsigtigheden og det strukturerede projektsetup værdsat:

“Samarbejdet var konstruktivt og transparent hele vejen igennem. Vi havde klare roller, løbende status og en fælles forståelse af målene. Mit råd til andre virksomheder er at investere tid i forberedelsen og vælge en partner, man har tillid til – det gør en markant forskel,” fortæller Lars, CEO.

Lotus Heating Systems var det første selskab i koncernen til at implementere Business Central – og erfaringerne herfra danner nu reference for fremtidige initiativer i søsterselskaberne.