Power Apps-løsning sparer 10-20 timers arbejde om ugen

Esmark

Ny tidsbesparende Power Apps-løsning

En ny Power Apps-løsning fra itm8 har automatiseret den daglige kasseafstemning og bilagshåndtering på sommerhusudlejningsbureauet Esmarks 9 kontorer. Virksomheden estimerer, at de har sparet mellem 10 og 20 timers arbejde – om ugen.

Om Esmark

Esmark er et professionelt udlejningsbureau, der tilbyder et stort udvalg af sommerhuse. De har lokalkontorer på Rømø, Fanø, Blåvand, Vejers Strand, Henne Strand, Houstrup, Bjerregård, Søndervig og Hvide Sande. På disse 9 Esmark servicekontorer hjælper de med sommerhusbooking og gode råd om områderne.

Udfordringen

Effektivisering gennem automatisering: Esmarks tidsbesparelse

På Esmarks 9 kontorer i det sydvestlige Jylland håndterer medarbejderne dagligt en række transaktioner i forbindelse med udlejning af sommerhuse. I mange år er al bogføring af bilag blevet foretaget manuelt ude på kontorerne. Herefter blev bilag sendt til økonomiafdelingen på hovedkontoret i Hvide Sande i fysisk form. Det var dels en meget tidskrævende proces, og samtidig skabte det ofte flaskehalse, når bilagene ikke nåede frem til hovedkontoret i tide til månedsafstemning.

Herudover oplevede økonomiafdelingen indimellem, at deres månedsafstemninger blev forsinket, fordi de ikke havde modtaget alle bilag til tiden. De måtte derfor ringe eller skrive rundt for at lokalisere bilagene, og derefter igen vente på, at de nåede frem til Hvide Sande, før månedsafstemningerne kunne gennemføres.  

Løsningen

Automatisering sikrer stor tidsbesparelse

Esmark ønskede derfor at få automatiseret deres processer omkring kasseafstemning, så de kunne gøres mere effektive. Virksomheden kontaktede derfor itm8, der tidligere havde hjulpet dem med nogle optimeringer af deres brug af Excel. Stine Fjord Olesen havde et møde med itm8’s konsulenter, hvor hun forklarede virksomhedens behov og ønsker. Herefter udviklede konsulenterne en Power Apps-løsning, som blev tilpasset, indtil den kunne opfylde virksomhedens behov.

Med den nye løsning har medarbejderne på de enkelte kontorer således nu en app, hvor dagens transaktioner indføres. De skriver information ind om, fx hvad dagens salg har været, og hvor mange kreditkortbetalinger, der har været. Når alt er ført ind og gemt, sendes alle data til økonomiafdelingen i løbet af natten. Dermed har Stine Fjord Olesen og hendes kolleger i økonomiafdelingen adgang til dem allerede dagen efter.

”Det er enormt effektivt, og jeg vil tro, vi sparer mellem 10 og 20 timers arbejde – om ugen. Fra udarbejdelsen af kasseafstemning ude på kontorerne og transporten af bilag til os her i Hvide Sande, og til vores manuelle bogføring i bogholderiet,” siger hun og tilføjer:

”Systemet er enormt brugervenligt og hurtigt at bruge, og så bliver alt bogført automatisk nu. Alle bilag kommer automatisk ind i vores regnskabsprogram. Det eneste, jeg skal gøre, er at tjekke dem igennem og trykke på én knap for at lave månedsafstemningerne. Og hvis vi ønsker det, kan vi også lave løbende afstemninger i løbet af måneden. Det fungerer megagodt!”

Stor forretningsforståelse giver velfungerende løsning

At den nye løsning er så velfungerende, tilskriver Stine Fjord Olesen i høj grad den gode kommunikation mellem hende og itm8’s specialister.

”Jeg har oplevet en virkeligt god forståelse for vores arbejdsgange. Derudover har de været enormt gode til at spørge, hvis de havde brug for at få noget uddybet. Og så er de gode til at kommunikere i øjenhøjde og forklare tingene på en ikke-IT-teknisk måde. I løbet af processen lærte jeg også nyt om, hvad Excel og Power BI kan i mit daglige arbejde. Jeg er sikker på, at det gode samspil er årsagen til, at vi kom frem til en løsning, som bare fungerer for os i dag. Så vi er supertilfredse,” siger Stine Fjord Olesen.

Selv om den nye kasseapp er færdigudviklet og taget i brug, slutter Esmarks samarbejde med itm8 ikke med det. Virksomheden har allerede fået hjælp til yderligere appudviklinger, der gør hverdagen nemmere, både på hovedkontoret og helt ude i de enkelte sommerhuse. Herudover fremhæver Stine Fjord Olesen også, hvordan det altid er nemt at få hjælp, hvis hun eller kollegerne har spørgsmål til appen.

”Jeg kan altid ringe til dem, og så vender de tilbage i løbet af samme dag. De er altid tilgængelige, når vi skal bruge dem, og så er de bare hammerdygtige. Jeg kan kun give dem mine varmeste anbefalinger!” afslutter hun.