Stærke kompetencer og pragmatisk tilgang
CLEMENS Advokatfirma besluttede derfor at få etableret et reelt intranet, og virksomheden udarbejdede en kravspecifikation på baggrund af fokusmøder med relevante interessenter i organisationen. Her blev såvel frustrationer som drømmescenarier og ønsker til en intranetløsning kortlagt, og tekniske krav – herunder integration med Microsoft Teams, som virksomheden anvender til telefoni og anden kommunikation – blev beskrevet.
"Vi afholdt møder med forskellige leverandører, der kunne levere det, vi havde brug for, og derefter faldt valget på itm8. De havde tydeligvis de kompetencer og den erfaring, vi havde brug for, og de havde en meget pragmatisk tilgang til projektet, der gjorde dem i stand til hurtigt at kunne afkode vores behov. Vi skulle ikke have bygget et nyt forkromet system, men ønskede et standardsystem, som kunne tilpasses vores behov – og vores fastlagte budget,”
siger Lone Torsbjerg Møller og uddyber:
"De forstod vores udgangspunkt – både teknologisk, men også i forhold til, hvor moden vores organisation var til at få et nyt system. Og så var der bare en rigtig god mavefornemmelse – Det kunne mærkes, at vi havde at gøre med erfarne folk, der havde prøvet sådan en proces før, og som forstod, på hvilke områder vi havde brug for hjælp og sparring, både i opstartsfasen og undervejs i projektet.
Det fungerer virkelig godt for alle hele vejen rundt i huset, og vi er meget tilfredse med resultatet af projektet.”
Velfungerende løsning, der giver store fordele i hverdagen
Efter en iterativ planlægnings- og udviklingsproces, hvor itm8’s udviklere løbende var i dialog med projektgruppen hos CLEMENS Advokatfirma, blev den første version af det nye intranet lanceret, og systemet blev hurtigt en integreret del af den daglige drift, fortæller Lone Torsbjerg Møller.
”Den nye løsning er blevet taget rigtig godt imod blandt mine kolleger, og den er blevet lige nøjagtigt det værktøj, vi havde håbet på, i forhold til at gøre vigtige informationer tilgængelige og søgbare for alle. Vores intranet ligger som startside, når man åbner sin browser. Det betyder, at man kan læse de seneste interne nyheder hver morgen, eller når det passer i dagens opgaver – og vi undgår dermed frustrationer over forskellige ”alle-mails”, der forstyrrer mellem de vigtigere mails i indbakken. Samtidig kan alle tilgå vores intranet via Microsoft Teams, hvor det ganske enkelt ligger som en ekstra knap og er med til at løfte den samlede brug af Microsoft Teams.”
Virksomheden bruger intranettet til alle relevante interne dokumenter i forbindelse med den daglige drift, fra personalehåndbog, designguide og medarbejderbilleder til guides til IT-systemer, regnskabsregler i forbindelse med løn og bogholderi og lovpligtige bankoplysninger.
”Vi står i dag med en meget velfungerende SharePoint-platform. Dokumenterne ligger i SharePoint, men søges frem via intranettet, og det fungerer rigtig godt. Derudover bruger vi systemet til forskellige kalenderfunktioner, herunder fødselsdage, vagtplan for vores jurastuderende, kantinemadplan og, ikke mindst, oversigt over, hvem der er i huset på den pågældende dag – om folk arbejder hjemme, har fri, er syge eller er ude af huset, fx i retten. Særligt det sidste gør en synlig forskel i hverdagen. Nu har vi altid et godt overblik over, hvem der er i huset,”
fortæller Lone Torsbjerg Møller.
Værdifuld og resultatskabende proces
Lone Torsbjerg Møller roser itm8 for den gode støtte og vejledning, CLEMENS Advokatfirma har fået gennem projektet.
”Det har været et rigtig godt samarbejde. Vi har primært samarbejdet med Carsten Isak Nielsen fra itm8, og jeg vil især fremhæve hans evne til hurtigt at forstå, hvor vi gerne ville hen, og komme med forslag til, hvordan vi bedst muligt kunne komme i mål. Han udfordrede både os og systemet undervejs og var i stand til at komme med alternative løsninger, hvis det var muligt at gøre tingene anderledes og bedre, end det vi selv havde forestillet os. Den sparring, han gav os, var virkeligt værdifuld,”
siger Lone Torsbjerg Møller og tilføjer:
”itm8’s medarbejdere var desuden tilgængelige igennem hele processen og altid hurtige til at vende tilbage, når vi havde spørgsmål. Samarbejdet fungerede meget nemt og konstruktivt, og vi arbejdede os gennem projektet møde for møde, hvor vi hver gang talte om, hvor langt vi var, hvad der kunne lade sig gøre, og hvordan tingene skulle sættes op i næste stadie.”
Virksomheden valgte at launche en førsteversion af systemet og efterfølgende tilrette det, og det viste sig at være den helt rigtige udrulningsmetode for CLEMENS Advokatfirma.
”På en måde var det et projekt, hvor vi kørte, mens vi lagde skinnerne. Vi gik i luften med det mest basale indhold, men det bliver jo først rigtigt et værktøj i hverdagen, når det bliver taget i brug, videreudviklet og opdateret. De mangler eller ønsker, vi stødte på, var Carsten også hurtig til at tilrette. Vi anvender nu løsningen hver eneste dag, og det er et fleksibelt og brugbart kommunikationsværktøj. Hvis vi får brug for yderligere tilpasninger, ringer vi blot til itm8, hvor vi har en klippekortsordning til udvikling og support. Og kort tid efter er tilpasninger og tilretninger lavet,”
siger hun.
På nuværende tidspunkt er det nye intranet blevet omdrejningspunktet for at dele viden på tværs af hele organisationen, og systemet har gjort en stor forskel – både for forskellige stabsfunktioner som IT, bogholderi, reception og marketing, men også for de øvrige medarbejdere, der nu selv kan gå ind og finde en række relevante dokumenter, når de har brug for dem. ”Det har både givet nogle tidsmæssige fordele, særligt for os i forskellige stabsfunktioner, men det har også givet store ’irritationsmæssige’ fordele, da frustrationer over forstyrrende alle-mails eller dokumenter, der ikke kan søges frem, helt er forsvundet. Det fungerer virkelig godt for alle hele vejen rundt i huset, og vi er meget tilfredse med resultatet af projektet,” afslutter hun.
.jpg)