DIS sparer mere end en halv million DKK årligt på licenser

Dansk Ingeniørservice (DIS)

DIS tilpasser IT-løsninger for at møde markedets krav og optimerer licensstyring

Den hurtige IT-udvikling stiller store krav til virksomheder som DIS. For at håndtere komplekse projekter, kræves løbende tilpasning af teknologiske løsninger og licensstyring. DIS’ udfordringer med overlicensering og manglende kontrol understregede behovet for skræddersyede løsninger, der både understøtter innovation og sikrer effektiv omkostningsstyring.

Om Dansk Ingeniørservice (DIS)

Ekspertise i komplekse ingeniørprojekter

Dansk Ingeniørservice (DIS) er en global spiller med mere end 20 års erfaring inden for rådgivende ingeniørarbejde. Med omkring 600 ansatte fordelt på kontorer i Danmark, Polen, Spanien og USA leverer de løsninger til nogle af verdens mest komplekse projekter, fra grøn omstilling til medicinindustrien med fokus på systemintegration, komponentudvikling, inspektioner, produktvurderinger, vedligeholdelse og mere.

Udfordringen

Overlicencering og manglende kontrol

Da DIS’ enterprisekontrakt med Microsoft nærmede sig sin udløbsdato, og en ny licensaftale skulle forhandles på plads, havde DIS behov for at alliere sig med en tæt samarbejdspartner. Derudover var der en klar deadline: Microsoft-aftalen skulle fornyes, og det hastede med at få styr på licenserne inden udløbsdatoen.

Oven i at licenserne skulle genforhandles, skulle der ligeledes foretages en forårsrengøring i DIS’ licensmiljøer, som havde stået til alt for længe. Det betød, at DIS betalte for licenser, der ikke matchede brugernes reelle behov, samt for licenser, der slet ikke blev brugt. 

"Vores Microsoft-aftale stod til fornyelse, og vi vidste, at det kunne blive en udfordring," forklarer Adam Svendsen, Head of IT & Business Systems i Dansk Ingeniørservice.

"Samtidig havde vi en masse 'almindelige hygiejneforhold' at tage fat på. Mange af vores brugere havde licenser, som var langt mere omfattende, end hvad de egentlig havde brug for. Det svarer til at købe en Rolls Royce, når man kun har brug for en Opel Kadett. Det var både dyrt og unødvendigt, men det krævede fokus og indsigt at få det rettet op.”

Samarbejdet har ledt til, at DIS nu sparer mere end 500.000 DKK årligt. 

Løsningen

Et licensmiljø optimeret til DIS’s behov

Sammen med Adam Svendsen og Carsten Hvilsted-Carlsen indledte vi samarbejdet med henblik på først at forhandle en ny aftale på plads, for herefter at analysere DIS’s nuværende licensopsætning og relle behov. En Microsoft Cost Control-analysen afslørede mange overlicenserede brugere, men også inaktive brugere i form af både gamle medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere, som DIS stadig betalte for.

At der var rod i licenserne var ikke nyt for Adam og Carsten, som længe havde haft et fokus på optimeringsmulighederne. Men opgaven var for stor en mundfuld til, at de kunne løse den på egen hånd:

"Vi har længe været klar over, at vi havde udfordringer med vores licenser – både med gamle, inaktive brugere og med overlicensering. Men vi har manglet den rette ekspertise til at få det gjort ordentligt,” fortæller Adam Svendsen.

“Chres fra itm8 kunne lige så godt have været en af vores egne. Han tog vores udfordringer på sig, som om han selv sad i DIS. Vi sad til sent ud på aftenen en søndag og knoklede for at få alle detaljer på plads inden deadline. Jeg må sige, at samarbejdet var imponerende – de var lige så engagerede, som vi var,” tilføjer Carsten Hvilsted Carlsen, IT Lead Architect hos DIS.

Samarbejdet resulterede i:

• En komplet kortlægning af alle licenser og brugere.
• En optimering, der sikrer, at hver medarbejder nu har præcis de licenser, de har brug for – og ikke mere.
• Automatisering af processer, som gør fremtidig licensstyring enklere.

Resultat

En problemfri overgang med markante besparelser

Med vores hjælp lykkedes DIS med at nå i mål, inden Microsoft-aftalen udløb. Og lige så vigtigt blev overgangen udført uden at påvirke virksomhedens daglige drift.

“Det imponerende var, at vi kunne gennemføre så mange ændringer uden at forstyrre vores kolleger,” siger Adam. “Alle fik præcis det, de har brug for – hverken mere eller mindre – og ingen mistede arbejdsflowet i processen.”

Udover at skabe overblik og optimere licensmiljøet, førte samarbejdet også til markante økonomiske resultater:

“Vi har sparet over en halv million kroner om året. Og det bedste er, at vi fremover har processer, der gør det let at holde styr på licenserne.”

Afrunding

Mere end en leverance

Casen er et eksempel på, hvad der sker, når et stærkt partnerskab møder en kompleks udfordring: Problemerne bliver løst – i fællesskab.

“Det her var ikke bare en leverance. Det var et samarbejde. Vi stod med en kompleks opgave, men itm8 gjorde den enkel for os. Og vigtigst af alt: De gjorde det sammen med os.”