Diabetesforeningen forbedrer støtte til medlemmer og frivillige med Microsoft Dynamics 365

Diabetesforeningen optimerer medlemsstøtte med Microsoft Dynamics 365

Diabetesforeningen i Danmark servicerer 90.000 medlemmer og hjælper personer med diabetes samt deres familier med at leve et bedre liv. Som nonprofitorganisation har Diabetesforeningen taget Microsoft Dynamics 365 i brug for bedre at forstå og støtte deres medlemmer på en økonomisk fordelagtig måde. Det mere effektive CRM-system gør det muligt for Diabetesforeningen at give sine medlemmer og frivillige mere relevant information. Samtidig hjælper en integration med betalingssystemet med at sikre likviditeten, så foreningen kan maksimere finansieringen af sine programmer.

Da Huxi blev indlagt med farligt højt blodsukker og diagnosticeret med type 1-diabetes i en alder af otte år, blev hele familien rystet. De søgte hjælp, blandt andet ved at få en sygeplejerske til at undervise hans skole om diabetes. Efter at have tilpasset sig sin nye livsstil deltog Huxi i en lejr for børn med diabetes. "Huxi mødte andre, han kunne se op til, og det gav ham en stor ro i sindet. Han oplevede, at han ikke er alene med sin diabetes," husker hans mor.

En ny diabetesdiagnose kan være overvældende, men Diabetesforeningen arbejder for, at ingen skal kæmpe alene. Diabetesforeningen, som er en af de største patientforeninger i Danmark, forbedrer livskvaliteten for personer med diabetes og deres familier. De afholder lejre (inklusive den, Huxi deltog i), oplyser mennesker med diabetes, bekæmper stigma, finansierer forskning og arbejder for forbedrede politikker for mennesker med diabetes.

"Vi har store forhåbninger for fremtiden, så vi optimerer hele tiden måden, vi gør tingene på," forklarer Sebastian Erbo Hoffmann, Chef for Strategi og Forretning hos Diabetesforeningen. "Så kan vi bruge de penge, vi indsamler, mest effektivt i vores arbejde for mennesker med diabetes og vores vision om en fremtid uden diabetes. Gode data er en vigtig del af det."

Diabetesforeningen har taget Dynamics 365 i brug som sin platform til medlems- og relationshåndtering (CRM). Med det forbedrede CRM-system indsamler og udnytter nonprofitorganisationen bedre data til at uddanne og støtte sine 90.000 medlemmer.

Forstærker relationer til støtter

Tidligere var der kun få personer, der havde ekspertisen til at navigere i Diabetesforeningens gamle CRM-system. Flaskehalse førte til lange ventetider for at få nødvendig information om medlemmer, marketingtiltag og fundraisingkampagner. Organisationen henvendte sig til os, og vi implementerede en skræddersyet version af Dynamics 365. Nu bruger omtrent halvdelen af organisationen den intuitive platform. "Det har været en stor forbedring," siger Hoffmann. "Vi kan kende vores medlemmer bedre."

Dynamics 365 gør det muligt for personalet i hele organisationen at udvikle dybere og mere meningsfulde forbindelser med deres medlemmer, 10.000 frivillige og andre støtter. CRM-systemet integrerer med telefonisystemet, så når medlemmer ringer, kan personalet se deres fulde relation til organisationen, fra typen af medlemskab til hvilke nyhedsbrevshistorier der er mest populære. "På den måde kan vi være bedre i dialog og bedre betjene vores medlemmer," siger Hoffmann.

Gennem en opdagelsesproces fandt itm8 præcist ud af, hvad Diabetesforeningen havde brug for for at lette deres arbejde. "Det gode ved Dynamics 365 er, at det er tilpasseligt, så vi kan få det til at passe til vores organisation: finde ud af, hvilken type information vi har brug for, og derefter indsamle den. Derefter kan vi handle på de data, vi har indsamlet," forklarer Hoffmann. Det giver Diabetesforeningen mulighed for at skræddersy sin kommunikation til støtterne. For eksempel kan de segmentere kommunikationen efter diabetestype, så medlemmerne får den rette information til deres forhold. "Det vil helt sikkert hjælpe os med at øge vores relevans ved at hjælpe medlemmerne med at få bedre pleje og behandling for deres tilstand," tilføjer Hoffmann.

Lokale afdelinger af Diabetesforeningen kan også målrette deres medlemmer. De kan nu sende e-mails til støtterne i deres region, for eksempel om et møde i byen, gennem en integration med en Power Pages-løsning oprettet for hver afdeling. Dynamics 365 dokumenterer interaktioner både på lokalt og nationalt niveau, såsom tilmelding til et madlavningskursus, i medlemsregistrene. Synligheden giver et "360-graders overblik over engagement," forklarer Nicki Jørgensen, CRM-direktør i itm8 - Digital Transformation Division.

Selvom det stadig er for tidligt at kvantificere forbedringerne, siger Hoffmann, at "medlemmer, der er kommet til siden vi implementerede Dynamics 365, ser ud til at være mere loyale."

Strømlining af finansiering til langsigtede tjenester

"Vi er ansvarlige for at skaffe de indtægter, vi har brug for, for at kunne udføre vores arbejde med at hjælpe mennesker med diabetes til at leve et godt liv" siger Sebastian Erob Hoffmann. Med omkring en fjerdedel af organisationens budget, der kommer fra medlemskontingenter, havde Diabetesforeningen brug for at opnå effektiviseringer i forhold til at tiltrække og fastholde støtter.

Vi integrerede Dynamics 365 med et onlinebetalingssystem for at omdanne en ressourcekrævende proces for medlemstilmelding til en automatiseret og gnidningsfri oplevelse. Organisationen plejede at indsamle medlemskontingenter ved at sende betalingsanmodninger via post og følge op med telefonopkald—en proces, der tog uger og krævede utallige timer i administration samt et stort budget til papir og porto. Nu indsamler et onlinebetalingssystem medlemskontingenter med det samme og opretter en ny medlemsregistrering. "Dette har været en af vores største forbedringer," siger Sebastian Erbo Hoffmann. "Nu har vi penge i banken samme dag."

Den øjeblikkelige betaling letter også budgetteringen. Økonomiteamet måtte tidligere indregne skøn over, hvor mange medlemmer der ikke betalte, hvilket skabte usikkerhed i organisationens budget. "Når vi tilmelder medlemmer med det samme, bruger vi færre ressourcer, og det hjælper Diabetesforeningen til at handle med det samme. Mange nye medlemmer har diabetes eller har familiemedlemmer med diabetes, og de har brug for information med det samme—ikke om en til to måneder," siger Nicki Jørgensen, CRM-direktør hos itm8

Den lette onlineoplevelse gør også, at medlemmer er mere tilbøjelige til at donere og forny deres medlemskab, siger Hoffmann. Det finansierer organisationens programmer, fra forskning og politisk arbejde til træningsklasser og lejre for børn med diabetes.

Realtime-data i Dynamics 365-dashboards og selvbetjeningsrapporter giver personalet brugbar information, de kan bruge til at generere flere indtægter. "Dashboards hjælper de rette personer med at få de rette indsigter på det rette tidspunkt, ikke måneder efter en kampagne er afsluttet” forklarer Hoffmann. For eksempel kører Diabetesforeningen en årlig fundraising-kampagne ved at sælge lotterisedler. Personalet kan tjekke fremdriften i forhold til målene på ethvert tidspunkt og derefter tilpasse deres strategi. Hvis de er bagud på målene, kan de køre en række annoncer på sociale medier for at rekruttere frivillige til at sælge lotterisedler, og så kan de se resultaterne af den strategi i realtid.

"Vi kan løbende forbedre vores arbejde baseret på disse data," siger Hoffmann. "Hvis en kampagne går godt, kan vi gøre mere af det, der virker. Hvis vi ikke når vores mål, kan vi rette mere opmærksomhed mod det. Vi spilder ikke masser af tid, som vi kunne have brugt på at optimere."

Dynamics 365 bruger også en API, der forbinder til en opdateret database over postadresser i Danmark, så medlemsoplysninger holdes opdateret. Hvis et ny medlem mangler vigtige oplysninger, såsom en e-mailadresse, vises den manglende information på et Dynamics 365-dashboard, så personalet kan tage kontakt—hvilket sikrer, at medlemmer ikke går glip af vigtig information.

"Med denne teknologi har vi været i stand til at arbejde mere effektivt og få de rette data," siger Hoffmann. "Det hjælper os med at opbygge loyalitet, forblive relevante og kæmpe for en fremtid uden diabetes."