Portalløsning til CRM-system

Virksomheden havde tidligere investeret i en CRM-løsning, der håndterede salgskanaler og kundeforhold. CRM-systemet blev for år tilbage udviklet af itm8, og det var derfor nærliggende at tilføje en udbygning på denne løsning i form af en portal. 

Introduktion til SCR Freelance 

SCR Freelance er specialister i rekruttering i forbindelse med freelance-opgaver inden for IT. Virksomheden håndterer derfor et stort antal freelancere, kunder og opgaver. 

Portalløsning til CRM giver fuldt overblik og flydende processer.

Virksomheden havde tidligere investeret i en CRM-løsning, der håndterede salgskanaler og kundeforhold. CRM-systemet blev for år tilbage udviklet af itm8, og det var derfor nærliggende at tilføje en udbygning på denne løsning i form af en portal. 

Portal ovenpå 

”Vi havde startet vores digitaliseringsproces med CRM-systemet, og med hjælp fra itm8 har vi nu fået bygget en portal ovenpå, der – kort sagt – håndterer hele vores rekrutteringsflow – fra indledende forespørgsel fra kunden til afsluttende fakturering af opgaven. Fx er alle freelancere registreret i systemet, så vores konsulenter kan søge blandt deres kompetencer, når de skal finde en ny freelancer til en kunde. 

De kan ligeledes slå op i systemet og se hele kundens historik og dialog med os, og omvendt har vores kunder og freelancere også en profil, så de kan logge ind og se, hvilke aftaler de har med os, både igangværende og afsluttede.” 

”Vores kunder og freelancere oplever en bedre service, i og med at de selv har adgang til de relevante data om deres opgaver, aftaler og kontrakter. Samtidig giver portalen os et enormt overblik – både i forhold til rekruttering og kundehåndtering, men også i forhold til de forskellige ’connections’, der er mellem kunder og konsulenter.” 

Lars O. Hindby, Partner, SCR Freelance 

Optimerede processer og fuldt overblik 

Portalen ligger som et lag oven på virksomhedens CRM-løsning, så alle aspekter af en kundeopgave er samlet i ét system. En typisk opgave for SCR Freelance kan være en virksomhed, som mangler en IT-specialist. SCR’s konsulent opretter opgaven i portalen med beskrivelse, nødvendige kompetencer og periode, hvorefter et jobopslag kan publiceres direkte på relevante jobportaler og SCR’s hjemmeside. Freelancekonsulenter kan derefter søge jobbet – ligeledes via portalen – og SCR’s konsulent kan herefter gennemgå ansøgninger og foretage den videre sorteringsproces via systemet. 

Både freelancere og kunder får deres egen profil i systemet, hvor de kan se deres forskellige aftaler, opslag og anden dialog med SCR – Det er således ikke kun SCR’s egne medarbejdere, der har god gavn af det nye system. 

”Vores kunder og freelancere oplever en bedre service, i og med at de selv har adgang til de relevante data om deres opgaver, aftaler og kontrakter. Samtidig giver portalen os et enormt overblik – både i forhold til rekruttering og kundehåndtering, men også i forhold til de forskellige ‘connections’, der er mellem kunder og konsulenter. 

Vi kan se via simple og overskuelige dashboards, hvor mange konsulenter vi har ude, hvilke stillinger de sidder i, hvilke kunder de er hos, osv. Som en yderligere fordel har systemet ensrettet og optimeret vores interne processer, så vi er sikre på, at vi alle arbejder på samme måde. 

Derved oplever kunder og konsulenter en ensartethedm uanset hvem de taler med, og samtidig er det let for os at lære nye medarbejdere op.”

Forklarer Lars 

Bygger på stor forretningsmæssig og teknisk forståelse 

Lars O. Hindby fremhæver, at det gode resultat i høj grad skyldes den dybe forretningsforståelse, som itm8’s konsulenter udviste i løbet af udviklingen af systemet: 

”itm8 havde en virkeligt god forståelse af vores forretning og processer, og de havde et team af dygtige folk bag sig også. Løsningen bygger på Microsoft Dynamics, som jo er utroligt komplekst og har utallige funktioner.” 

Og fortsætter med at sige: 

”Vi anvender blot en lille del, og der har itm8 været virkeligt dygtige til at sige, ‘hvordan løser vi bedst jeres udfordring med de ting, systemet kan?’, og har derefter opsat et flow i portalen, der understøtter alle led af vores daglige arbejde. Det skaber en solid gensidig tillid og forståelse i et projekt som dette.”

Han tilføjer, at SCR stadig benytter itm8 til at lave løbende justeringer og knopskydninger på portalen, når der er brug for det. 

”De er hurtige til at rykke på det, når vi står med et nyt behov, der kræver tilknytning af ekstra funktioner. Vi er allerede ca. dobbelt så store, som da vi fik løsningen, så vi i dag selv har 10 medarbejdere, der dagligt bruger systemet, og samtidig har vi løbende over 100 freelancekonsulenter ude på opgaver. Vi er nødt til at kunne stole på, at vores system kan vokse og ændre sig, i takt med at virksomheden vokser, og der er har vi en stor tryghed i at vide, at vi hurtigt har en løsning, når der er brug for en tilpasning,”

Og afslutter med at sige: 

”Der er ingen tvivl om, at portalen har stor værdi for os. Vi har fået optimeret vores processer, vi har fået skabt ensartethed i vores kunder, konsulenter, freelancere og opgaver, så alt kører i et velfungerende og stabilt flow. Det har været en yderst vellykket digitaliseringproces for os, og vi er meget tilfredse!”