Gyldendal: Microsoft CRM 2011 til Microsofts Dynamics 365-Cloud

Samarbejdet med Gyldendal og deres ønske 

itm8 og Danmarks største forlag, Gyldendal, indgik et samarbejde. Hos Gyldendal var et ønske om at opgradere deres daværende forretningskritiske kernesystem fra CRM 2011 til Microsofts nyeste version – Dynamics 365. Med Dynamics 365 fik Gyldendal hvad de efterspurgte – forbedrede brugeroplevelser samt ny og stærk teknologi.

Dynamics 365 har omkring 4,4 millioner brugere verden over. Dette tal inkluderer brugere fra forskellige brancher og virksomhedsstørrelser, der anvender Dynamics 365 til at forbedre deres forretningsprocesser og produktivitet.

Med opgraderingen af deres CRM-system, valgte Gyldendal at bruge Microsoft Dynamics 365. Med en løsning i skyen, har Gyldendal fået en række fordele i kraft af Power Platform, med den kan de hurtigere komme ud med løsninger, der er værdiskabende for dem, og deres medarbejdere.

Microsoft Power Platformen er en samling af værktøjer, der inkluderer Power BI, Power Apps, Power Automate og Power Virtual Agents. Den gør det muligt for brugere at analysere data, bygge apps, automatisere processer og skabe chatbots uden kodning.

Om kunden

Danmarks største og ældste forlag

Danmarks største og ældste forlag, Gyldendal, har i mere end 250 år været toneangivende i deres branche, samt spillet en stor rolle for litteraturen i det danske samfund.

Siden 1770 har Gyldendal haft til mission, at sikre gode læseoplevelser for danskerne alt imens de vil være det fortrukne forlag for både læsere og forfattere.

Løsningen

Forløbet som rådgiver hos Gyldendal 

Under arbejdet der førte til Gyldendals nye løsning, stod itm8’s konsulenter for al arbejde i forhold til migrering af data. I projektet var vores viden og erfaring, et af de vigtigste redskaber, da vi foruden data-migreringen, skulle vejlede og rådgive i flere projektets processer.

Gyldendal havde nemlig interne kræfter til at lave datamodellen, foruden et eksternt firma til at varetage projektets småopgaver.

En stor del af vores arbejde, bestod derfor i at have en finger på pulsen, og være 100% orienteret om projektets forløb og eventuelle udfordringer, som vi – på baggrund af vores ekspertise – kunne efterkomme i fællesskab med Gyldendal.

Undervisning

Undervisning i de nye muligheder

Til deres nye CRM-løsning, Dynamics 365, designede vi et omfattende undervisningsforløb for at sikre, at alle brugere blev fortrolige med systemet og kunne udnytte dets fulde potentiale. Vores undervisningsforløb dækkede nogle af følgende emner:

1. Navigation i CRM (Brugerundervisning): Vi startede med en grundig gennemgang af, hvordan man navigerede i Dynamics 365. Dette inkluderede en introduktion til brugergrænsefladen, menuer og de vigtigste funktioner, så brugerne hurtigt kunne finde rundt i systemet.
   
   
2. Simpel søgning: Her lærte deltagerne, hvordan man effektivt fremsøgte information i CRM. Vi fokuserede på de grundlæggende søgefunktioner og gav tips til, hvordan man hurtigt kunne finde de nødvendige data.
   
   
3. Avanceret søgning: For at kunne udnytte CRM-systemet fuldt ud, var det vigtigt at kunne foretage avancerede søgninger. Vi viste, hvordan man brugte filtre og søgekriterier til at finde specifikke data og generere detaljerede rapporter.
   
   
4. Import og udtræk til Excel: En vigtig funktion i Dynamics 365 var muligheden for at importere og eksportere data til og fra Excel. Vi gennemgik, hvordan man korrekt importerede data og udtrak information til Excel for videre analyse.
   
   
5. Arkivering af e-mails fra Outlook til CRM: Vi viste, hvordan Dynamics 365 integrerede med Outlook, og hvordan man kunne arkivere e-mails direkte fra Outlook til CRM. Dette sikrede, at al kommunikation med kunderne var samlet ét sted.
   
   
6. Vedligeholdelse af data: For at sikre datakvaliteten i CRM, var det vigtigt at vedligeholde dataene korrekt. Vi gennemgik de bedste praksisser for datavedligeholdelse, herunder opdatering og sletning af forældede oplysninger.
   
   
7. Kontraktstyring: Endelig lærte deltagerne, hvordan man vedligeholdt kontakter i CRM. Dette inkluderede oprettelse, opdatering og styring af kontaktoplysninger, så alle kundeinteraktioner var opdaterede og tilgængelige.

Resultat

Opgradering til Dynamics 365

Med løsningen er Gyldendal blevet bragt i skyen, hvor de har modtaget alle fordelene som Cloud-CRM har. Med en innovativ Cloud-løsning har Gyldendal blandt andet fået lettere adgang til alle nuværende- og fremtidige funktioner til Dynamics 365. Løsningen har givet Gyldendal langt bedre forudsætninger for at optimere deres processer.

Dynamics 365 i skyen tilbyder fleksibilitet, skalerbarhed og sikkerhed. Det integrerer problemfrit med andre Microsoft-tjenester, hvilket forbedrer samarbejde og produktivitet. Med automatiske opdateringer og AI-drevne indsigter kan virksomheder optimere processer og træffe datadrevne beslutninger mere effektivt.