Danske Advokater har skabt fokus på relationer med Microsoft Dynamics 365 CE

Danske Advokater stod et sted, hvor de havde brug for at få retænkt og moderniseret deres medlemssystem, der håndterer medlemmer, kurser og arrangementer. Deres eksisterende system var bygget på et gammeldags økonomisystem, som ikke længere fulgte med tiden og deres ønsker. Derudover var det kun få medarbejdere, der kunne begå sig i systemet. Det ledte til en snak med itm8.

"Da vi gik i dialog med itm8, satte de fokus på vigtigheden af vores relationer. De forstod en vigtig del af vores forening – nemlig relationen til vores medlemmer og kursister."

Paul Mollerup, Adm. direktør, Danske Advokater 

Et system alle kan bruge

Danske Advokater og itm8 blev enige om, at en Microsoft Dynamics 365 CE-løsning var det rigtige. 

Med det nye medlemssystem kan alle medarbejdere følge med i relationen til medlemmerne. Det giver Danske Advokater en bedre mulighed for at kunne svare kvalificeret, når et medlem kontakter dem. Nu kan de se, hvem de har talt med, hvilke kurser medlemmet har deltaget i, deres medlemsfordele og meget mere. 

“Med det nye system kan alle orientere sig i systemet. Lige fra direktøren til piccolinen,” fortæller Paul Mollerup, Adm. direktør i Danske Advokater.

“Vi har lavet projektet sammen. I fællesskab. Det betyder, at vi har fået en løsning, som vi kan se os selv i, og som passer til den krøllede dagligdag, vi har som en medlemsorganisation, der også driver en kursusforretning for 20 andre foreninger.”

Forståelse for kompleksitet

Inden der blev givet hånd på en aftale, afholdt Danske Advokater og itm8 en workshop. En af årsagerne var, at Danske Advokater havde brug for at få et billede af, hvad der kunne lade sig gøre, og hvilke muligheder der var. Dette tydeliggjorde itm8 ved at tage en af deres tidligere kunder med.

“Det var super nyttigt for os. Det viste os, hvad der var muligt inden for rammerne, og hvad der var den rigtige vej at gå,” fortæller Paul Mollerup, Adm. direktør, Danske Advokater.

Ulrikke W. Krogbeck, der er vicedirektør i Danske Advokater, er enig og fortsætter: “Det var en rigtig historie – ikke bare en leverandør, der lover guld og grønne skove.”

Der blev fra starten skabt et fælles sprog og gensidig forståelse mellem de to parter. 

“De var meget lyttende og udviste stor forståelse for vores behov. Og så forstod de kompleksiteten ved vores forretning,” fortæller Paul Mollerup.

Vi har arbejdet sammen on/off i et år. Det betyder, at vi er kommet på fornavn med hinanden. Udviklerne Katrine og Gunnar har faktisk i perioder siddet mere hos os end ved itm8.

20 % teknik. 80 % mennesker

Det var vigtigt for Danske Advokater, at projektet blev lavet i fællesskab. Det skulle ikke bare være en overlevering af et nyt system. Det var en forandring i hele organisationen.

I praksis betød det, at Danske Advokater og itm8 arbejdede tæt sammen i det år, det tog at udvikle og implementere løsningen. 

“Vi kom hurtigt på fornavn med hinanden. Udviklerne Katrine og Gunnar har i perioder siddet mere hos os end ved deres eget skrivebord hos itm8,” fortæller Paul Mollerup. 

Det tætte samarbejde har gjort det nemmere for Danske Advokater at implementere forandringen i deres organisation. Her har itm8 også været en konkret sparringspartner i forhold til forandringsprocesser og inddragelse af medarbejdere. For al forandring er svær – især når begejstringen har lagt sig. 

“Vores medarbejdere har været rigtig glade. Det skyldes især, at itm8 har været gode til at prikke til os på forskellige tidspunkter, når der har været noget, vi skulle huske,” fortæller Ulrikke W. Krogbeck, Vicedirektør i Danske Advokater.

"Organisationsændringer er 20 % teknik og 80 % mennesker."

Sparring og samarbejde

Gennem hele processen har der været en lang række workshops, styregruppemøder,  ugentlige sprints og daglig kontakt – der flere gange måtte foregå over Teams på grund af corona. Men det spolerede heldigvis ikke den gode sparring.

“Vi joker lidt med, at vi (red. både os og itm8) altid sluttede vores møder af med at sige, at det er en af de bedste løsninger, vi nogensinde har haft og arbejdet på. Fordi samarbejdet bare har fungeret så godt,” fortæller Paul Mollerup.

Både Paul Mollerup og Ulrikke W. Krogbeck er enige om, at samarbejdet har været konstruktivt og tillidsfuldt, og alle i organisationen er blevet mødt i øjenhøjde. Danske Advokater ønskede fra starten af at inddrage så mange medarbejdere som muligt i processen. På den måde fik medarbejderne en følelse af, at de var med til at bygge løsningen. Det har haft stor betydning for samspillet. 

“Vi har virkelig følt os set, for hvem vi var og er blevet taget godt i hånden,” fortæller Ulrikke W. Krogbeck, der er vicedirektør ved Danske Advokater. 

Et fremtidigt partnerskab

Danske Advokater gik live med deres nye Microsoft Dynamics 365 CE medlemssystem på det tidspunkt, der var aftalt. Det foregik i god ro og orden men samtidig med stor spænding. 

Efter en succesfuld implementering er der nu forholdsvist ro på  hos Danske Advokater. Der er helt naturligt løbende små tilretninger, og dialogen fortsætter med itm8. For partnerskabet er langt fra slut. 

“Vi er lidt i en mellemfase nu, hvor vi taler om næste skridt – alt imens der laves tilretninger og forbedringer på CE-løsningen,” fortæller Paul Mollerup om fremtidsudsigterne for Danske Advokater og itm8.

"Vi betragter ikke itm8 som en leverandør eller en samarbejdspartner. De er vores partner."

3 highlights fra Danske Advokater om samarbejdet med itm8:

1. En god, grundig og lang forberedende samtale om, hvad vi ville. En indledende visionsfase uden aftale
2. Aftale om en agil proces, hvor der var plads til tilpasninger undervejs – også selvom det betød en større budget-usikkerhed
3. Et ærligt og tillidsfuldt samarbejde med gensidig forståelse og lydhørhed. Dette har betydet, at der ikke har været nogen, der er gået skævt af hinanden undervejs

Skal vi hjælpe din virksomhed med en løsning, der skaber reel værdi?