Vejlefjord Rehabilitering
Økonomistyring i syv selskaber kræver enkelthed og overblik
Samarbejdet med Vejlefjord Rehabilitering handler om at gøre hverdagen lettere for økonomifunktionen – uden at gå på kompromis med kravene til dokumentation og sikkerhed. Vejlefjord Rehabilitering arbejder med specialiseret rehabilitering for børn, unge og voksne med funktionsnedsættelser – en kompleks opgave i sig selv. Derfor skal økonomisystemet ikke være det.
Om Vejlefjord Rehabilitering
Specialiseret rehabilitering i naturskønne rammer
Vejlefjord Rehabilitering er ejet af Vejlefjord-fonden og varetager økonomien for en række selskaber. Herunder to driftsselskaber, et privathospital, et botilbud, tre ejendomsselskaber og fonden selv.
Det kræver høj faglig kompetence at drive et specialiseret rehabiliteringscenter for børn, unge og voksne med funktionsnedsættelser efter hjerneskade, langtidssygdom eller operation. Men smuk natur og rolige omgivelser er også med til at hjælpe patienterne på Vejlefjord Rehabilitering videre. Til gengæld hjælper de smukke omgivelser ikke økonomifunktionen, der i stedet har valgt at lade Uniconta give en hånd med de daglige udfordringer.
Udfordringen
Ny bogføringslov krævede digital opgradering
Tidligere klarede Navision 2009 bogføring og regnskab, men den nye bogføringslovs krav til digitalisering krævede et skift.
”At holde styr på økonomien i 7 selskaber kan lyde kompliceret, men faktisk er vores behov ret enkle. Det handler overvejende om at holde styr på debet og kredit. Vi har ikke lager, mange udenlandske indkøb eller andre komplekse udfordringer, så den nye løsning skulle give os værktøjer til de grundlæggende funktioner og en månedlig licensomkostning på tværs af selskaberne, der ikke var højere, end vi var vant til,” fortæller koncernøkonomichef Søren Jespersen.
”Uniconta har flyttet os mange år frem i tiden på det praktiske plan. Men overordnet opnår vi også en besparelse på vores infrastruktur ved at arbejde i skyen. For eksempel kan vi lige om lidt nedlægge vores SQL-server og spare omkostningerne til hosting og vedligehold. Vi erstatter to forældede systemer med et nyt, og det giver god økonomisk mening”
Koncernøkonomichef, Søren Jespersen
Løsningen
Et særligt krav
Valget faldt på Uniconta, der kunne levere på alle parametre. Som udgangspunkt klarer Unicontas standardfunktioner næsten alle opgaver på tværs af selskaberne. På et område har der dog været behov for skræddersyet integration, fordi Vejlefjord Rehabilitering som privathospital skal leve op til særlige krav.
”Alle fortrolige data og selve faktureringen ligger i vores patientjournalsystem, men for at få faktureringen over i det gamle økonomisystem, måtte vi tidligere taste alle fakturaer ind to gange. I dag bliver faktureringen spejlet i Uniconta, så vi sparer en del manuelt tastearbejde og reducerer risikoen for fejl. Men det er reelt også den eneste tilpasning, vi har haft brug for.”, forklarer Søren Jespersen
Samarbejdet
En smidig konvertering
”Vi har også et glimrende samarbejde med Itm8, som har implementeret og tilpasset vores nye løsning,” fortæller han. Det gælder ikke mindst selve konverteringen.
”Selvfølgelig er man lidt bekymret, når der er tale om 7 selskaber, der på én gang skal skifte system. Men vi sagde til, da vi var klar – og få dage efter gennemførte Itm8 konverteringen. Ikke noget med en lang forberedelsestid frem mod en skæringsdato for hvert selskab, men en hurtig gennemførelse for alle selskaber på én gang med overførsel af al den nødvendige historik. Det betød, at vi mistede meget få arbejdstimer i processen.”