Fremtidssikret Business Central løsning

Virksomheden stod med et behov for at opgradere sin ERP-løsning fra en gammel Navision-løsning. Målet var at fremtidssikre virksomhedens drift med et moderne system, og allerede få måneder efter var en ny Microsoft Business Central-løsning fra itm8 implementeret og taget i brug.

Fremtidssikret ERP-systemet

Guldfeldt Kontor & Data A/S er Danmarks største forhandler af kopi- og printløsninger. Virksomheden stod med et behov for at opgradere sin ERP-løsning fra en gammel Navision-løsning. Målet var at fremtidssikre virksomhedens drift med et moderne system, og allerede få måneder efter var en ny Microsoft Business Central-løsning fra itm8 implementeret og taget i brug. 

Guldfeldt Kontor & Data A/S sælger og udlejer kopi- og printløsninger samt kontormøbler til virksomheder over hele Danmark og tilbyder i den forbindelse også serviceaftaler. ERP-systemet håndterer således både købs- og udlejningsaftaler og individuelle serviceaftaler for kunderne, herunder hvornår og hvilken service der er blevet udført på de enkelte maskiner.

Økonomichef hos Guldfeldt Kontor & Data A/S, Helle Nielsen, fortæller:

”Vi stod med en Navision-løsning, der havde nogle år på bagen, og som det ikke ville kunne betale sig at udvikle på. Vi valgte derfor at overgå til et nyt system: Microsoft Business Central, som samtidig gør os i stand til at leve op til den nye bogføringslov fra 2022. Da vi kendte itm8 fra tidligere samarbejder, faldt valget af leverandør på dem.” 

Projektet blev igangsat lige efter sommerferien. Efter en koncentreret udviklingsperiode blev den nye Business Central-løsning taget i brug i november. Oprindeligt var målet blot at flytte alle funktioner og data fra det gamle system til den nye platform. Men allerede undervejs førte dialogen med itm8 om mulighederne i det nye system til, at der i denne fase også blev tilføjet nye funktioner, som gør hverdagen nemmere for virksomhedens medarbejdere.

Stor forståelse for forretning og behov 

Gennem hele projektet har der været tæt dialog mellem itm8’ konsulenter og udviklere og Guldfeldt Kontor & Data A/S, hvor Peder Kissow og Helle Nielsen har været primus motorer for projektet. Begge fremhæver, at itm8 var hurtige til at omsætte virksomhedens unikke behov til velfungerende løsninger i systemet. 

”De var rigtigt gode til at forstå vores behov og prioriteringer og komme med konkrete løsningsforslag. Og så har vi fået rigtig god sparring og modspil undervejs. Hvis vi fx ønskede at gøre noget på en bestemt måde, og de vidste, der var andre mulige løsninger, så tog vi en god dialog for at komme frem til, hvilken løsning der gav bedst mening for os,”

siger Peder Kissow.  

For at få en god føling med Business Central valgte Guldfeldt Kontor & Data A/S selv at udføre en del af opsætning og implementering af det nye system. Også i denne forbindelse har Peder Kissow fået god rådgivning og undervisning af itm8’ konsulenter.  

”Jeg havde f.eks. en session med Jacob Iversen fra itm8, hvor han underviste mig i, hvordan jeg håndterer brugerrettigheder. Efter blot en time følte jeg, at jeg var selvkørende – så god og forståelig var undervisningen,”

fortæller han og tilføjer:  

”De har klædt os rigtig godt på til at varetage systemet fremover. Vi kan fx selv oprette og administrere brugere og rettigheder, vi kan oprette og redigere varer og kunder, og vi kan tilpasse rapporter og trække bestemte data ud efter behov. I vores gamle system skulle vi have fat i en af leverandørens konsulenter for at lave den slags ting,” 

Hos itm8 har man også tydeligt kunne mærke værdien af, at kunden selv har varetaget så meget af processen.  

”Vi hjælper både kunder, hvor vi er totalleverandør, og kunder, der selv varetager en del af implementering, dataoverførsel og opsætning. Guldfeldt Kontor & Data A/S tilhører den sidstnævnte gruppe, og de har været virkeligt skarpe og effektive, så vi har kunnet fokusere på de svære udviklingsting. Det har klart bidraget til den gode fremdrift og det gode resultat, at vi har haft så godt et samarbejde og løbende ’ping-pong’ om tingene undervejs,”

siger Hybrid Workplace Dynamics Architect Jacob Iversen fra itm8. 

Tæt dialog i øjenhøjde 

Netop den løbende tætte dialog er også en af de ting, Peder Kissow har sat stor pris på i projektet. 

”Det har været en klar fordel at have direkte kontakt til de udviklere, der har siddet og bygget løsningen. Vi har hurtigt kunnet få rettet fejl eller lavet mindre tilpasninger, uden at skulle gennem en administrativ kontaktperson. Her har vi talt direkte med dem, der sidder med fingrene helt nede i systemet. Det har givet en god proces, hvor vi løbende har kunnet snakke om tingene. Dermed har vi fået en løsning, der passer rigtig godt til vores behov,”

siger han og tilføjer:

”Og så har den løbende dokumentation, vi har modtaget fra dem, været let at forstå. Vi har hele tiden kunnet følge med i, hvad de har udført. Tidligere samarbejder med IT-leverandører havde gjort os lidt skeptiske, men den skepsis blev hurtigt gjort til skamme, da vi begyndte samarbejdet: De har hele tiden mødt os i øjenhøjde med stor forståelse for vores situation, behov og ønsker.” 

Fase 2 i støbeskeen 

Virksomheden er nu i gang med at lære det nye system godt at kende. På sigt er planen, at løsningen skal udbygges med nye funktioner. Blandt andet ønsker virksomheden at udnytte, at systemet automatisk opsamler en lang række data om fx kunder, produkter og salgstiltag. 

”Øget dataopsamling vil give os en historik over vores forretning, som vi vil kunne bruge til at videreudvikle den. Næste fase af projektet kommer bl.a. til at omfatte, hvordan vi kan få vist data på en overskuelig måde. Vi håber, det kan give os en ny indsigt i, hvordan vores forskellige forretningsområder udvikler sig, og hvilke af de tiltag vi laver, der kan betale sig,”

siger Peder Kissow.  

Denne videreudvikling vil også ske med hjælp fra itm8, understreger adm. direktør for Guldfeldt Kontor & Data A/S Brian Lyø Larsen:  

”Vi har været glade for itm8 hele vejen gennem projektet. De har stået på mål for alt det, de har lovet os – inklusive at prisen på projektet er blevet overholdt. Vi er meget tilfredse!”