Automatisering af projekthåndtering hos GEV

GEV

Automatisering af projekthåndtering i en sammenhængende løsning

Vi har udviklet en strømlinet projekthåndtering i ét system for multiforsyningsvirksomheden GEV, via en kombineret SharePoint- og Business Central-løsning.

Om kunden

En alsidig forsyningsvirksomhed

GEV med hovedsæde i Grindsted forsyner 7.000 andelshavere med el, vand og varme. Virksomheden gennemfører løbende projekter inden for alt fra anlægsarbejde og udstykninger til interne IT-, HR- og kommunikationsprojekter. Som forsyningsvirksomhed er GEV underlagt en række lovgivningsmæssige retningslinjer, der stiller store krav til projekthåndteringen.

Udfordringen

Manuel proces skabte flaskehalse

Tidligere registrerede GEV projektdetaljer i SharePoint, mens tids- og materialeregistrering og økonomi blev håndteret i separate systemer. Dette skabte flaskehalse og forsinkelser i registreringen af data, hvilket gjorde det svært at holde projektdetaljer up-to-date.

Lennard Larsen, IT- og innovationschef hos GEV fortæller om udfordringen: 

“Når vi opretter et projekt, er det vigtigt, at alle detaljer registreres korrekt på det pågældende projekt. Lige fra hvem der er projektejer og projektleder til start- og slutdato og naturligvis forbrugt tid og materialer. Tidligere styrede vi vores projekter fra SharePoint og kunne uploade relevante dokumenter der, men økonomidelen skulle derefter oprettes i økonomiafdelingen. Det skabte indimellem flaskehalse, hvis der gik nogle dage, før det var muligt at registrere tid og materialer."

Løsningen

Integreret system for effektiv projekthåndtering

Vi udviklede en løsning, hvor GEV’s projektcenter i SharePoint integreres med Business Central og kobles sammen med Power BI for forbedret rapportering. Denne integrerede løsning gjorde det daglige arbejde lettere og øgede sikkerheden. 

Gennem en workshop definerede vi detaljerne for det nye system med GEV's projektledere og medarbejdere. Vi sikrede, at systemet levede op til alle krav og behov gennem et tæt samarbejde. Nu kan GEV oprette et projekt i SharePoint, som automatisk opdateres i Business Central og Power BI. Dette gør det lettere for økonomiafdelingen at holde styr på ressourcer, muliggør nem viderefakturering og intern omkostningsfordeling. 

Lennard Larsen, IT- og innovationschef hos GEV, siger: “Det er afgørende for os som forsyningsselskab at holde vandtætte skodder mellem omkostningerne på forskellige projekter. Det er simpelthen et lovkrav at holde tingene adskilt. Og det er langt lettere for os at gøre nu, selv i komplekse projekter med mange delopgaver og underleverandører.” 

Strømlinet tilgang og forbedret rapportering

Den nye løsning har gjort en stor forskel for medarbejderne hos GEV. Lennard Larsen siger: "Vi har fået en mere strømlinet tilgang til, hvordan vi tilgår vores projekter, og vi har fået automatiseret rigtigt mange hjørner af vores processer, som tidligere var manuelle. Alt oprettes på samme måde, og alle ved, hvor de forskellige data ligger, og kan stole på, at de er fuldt opdaterede, uanset hvilket system man tilgår dem i. Det har sparet meget intern tid – på alt fra at lede efter dokumenter, som måske lå gemt på et lokalt drev et sted, til rettelse af fejlkontering eller manglende kontering. Der er bare styr på det hele nu, og det kan mærkes i hverdagen."

Systemet giver GEV mulighed for at lave præcise rapporter på tværs af projekter. Lennard Larsen tilføjer: “I den forbindelse er det meget vigtigt for os, at alle detaljer på et projekt er korrekte – fra projektejer og projektleder til data om projektperiode, tids- og materialeforbrug. Ellers er de rapporter, vi kan trække ud om vores projekter, værdiløse. Og med det nye setup ved vi, at vi kan stole på de rapporteringer, vi laver.”

Samarbejde og tilfredshed

Ud over stor tilfredshed med virksomhedens nye løsning fremhæver Lennard Larsen også det gode samarbejde med vores konsulenter i forløbet: "Vi har haft en agil proces, hvor vi løbende har fået leveret en delløsning, som vi har givet feedback på. itm8’s folk har været supergode medspillere i processen. De forstår, hvad vi arbejder med, og har givet god sparring på, hvordan vores ønsker kunne løses i Microsoft-platformen. Det har fungeret rigtig godt, og det har givet os en løsning, der bare virker. Der er ikke noget at sætte en finger på."