”Får I nok ud af SharePoint?” Det spurgte itm8 DEKO om i 2021, og det blev indledningen til at frugtbart og vedvarende samarbejde.
”itm8 var rigtig god til at forklare og demonstrere mulighederne i SharePoint, f.eks. mht. moduler hvor du selv kan styre rigtig meget, og hvordan det kan samle brugere på tværs af virksomheden. Vi fik mod på at prøve noget nyt og gik videre med itm8, selv om vi på det tidspunkt havde en anden leverandør,” siger Henrik Kristensen, HSQ (Health, Safety & Quality) Manager hos DEKO.
Besværlig énvejskommunikation og administration
Samarbejdet startede med at lave et intranet for DEKOs cirka 100 funktionærer, hvor de kunne vidensdele samt udfylde elektroniske formularer til løn, ferie og fravær. Intranettet blev positivt modtaget i organisationen, og det gav DEKO blod på tanden til endnu en SharePoint-løsning. Sammen med itm8 besluttede man sig for et intranet til virksomhedens cirka 120 svende. ”Svendene bevæger sig rundt på byggepladser, og det var en udfordring at kommunikere med dem samlet. Det foregik primært via mail, hvilket var besværligt og ineffektivt. Det var énvejskommunikation, hvor svendene sig ikke altid følte sig hørt. Det er vigtigt for os med en kultur, hvor alle føler sig som en del af virksomheden, uanset hvor de befinder sig,” forklarer Henrik Kristensen.
Svendenes arbejdsrapporter var en yderligere udfordring. De skulle udfylde og gemme samt uploade et regneark, hvilket involverede Excel, OneDrive samt SharePoint.
Vi ønskede en mere sikker løsning til gavn for både svendene og administrationen,” siger Henrik Kristensen.
”Svendene kan skrive, sende et billede eller en video, og så bliver der taget hånd om det. Det øger sikkerheden og kvaliteten i arbejdet."
Sparer tid og undgår fejl
Og det er, hvad DEKO har fået med en ny fælles kommunikationsplatform, hvor svendene via deres tablet er i kontakt med hinanden og kontoret. ”Vi kan sende forskellige nyheder ud til svendene her og nu, f.eks. om nye produkter, eller hvis der er problemer, de skal være opmærksomme på. F.eks. havde vi på et tidspunkt en sag med stålbukke, der viste sig at kunne kollapse. I løbet af få minutter havde vi orienteret samtlige svende og undgik dermed uheld,” forklarer Henrik Kristensen.
Tilsvarende kan svendene nemt melde ind med spørgsmål eller i tilfælde af problemer, f.eks. mht. arbejdsmiljø, siger Henrik Kristensen. ”De kan skrive, sende et billede eller en video, og så bliver der taget hånd om det. Det øger sikkerheden og kvaliteten i arbejdet,” lyder det fra Henrik Kristensen.
Også udfyldning af arbejdsrapporter har fået et betragteligt løft. ”Svendene skal nu blot udfylde informationer ét sted, hvor det hele automatisk bliver samlet. Det er en langt mere effektiv proces for både afsender og modtager, dvs. vi sparer tid og undgår fejl.”
Samarbejdet med itm8 har hjulpet DEKO med at få det hele rigtige ud af SharePoint, siger Henrik Kristensen. ”Vi har haft en rigtig god proces med itm8, der kender alt til SharePoint og dets muligheder. Samtidig har han et rigtig godt blik for vores behov og dermed, hvordan løsningen præcist skal skæres. F.eks. sørgede han for, at vi var opmærksomme på spørgsmålet om rettigheder. Fordelen – og ulempen - ved SharePoint er, at du kan dele alt med alle. Derfor skal man tænke tingene igennem mht. rettigheder.
”Vi har fået meget mere ud af vores løsning, som vi i forvejen betaler for gennem vores Microsoft 365-licens.”
Ingen bagtanker
Implementeringen blev designet i samarbejde med itm8, men det var DEKO selv, der stod for kontakten til svendene. ”Det var vigtigt for os at tage ejerskab af løsningen internt. Vi gennemførte undervisningsforløb med hold på 8-10 svende ad gangen, og det blev rigtig godt modtaget. I dag er alle svende ombord med løsningen.”
”Det var fra starten tydeligt, at itm8 ville ud over rampen, men de var ærlige. Det var gennemskueligt, hvad de gjorde, og der var ingen bagtanker."
Projekterne har været en god investering for DEKO, mener Henrik Kristensen. ”Vi har fået meget mere ud af vores løsning, som vi i forvejen betaler for gennem vores Microsoft 365-licens. Vi har optimeret processer, så vi som virksomhed fungerer mere effektivt og sikkert. Sidst, men ikke mindst, har løsningen hjulpet vores medarbejdere. Ting er blevet nemmere, og alle kan følge med i, hvad der sker i virksomheden. Det øger trivslen.”
For DEKO er projekterne del af fortløbende digital rejse, siger Henrik Kristensen. ”Vi er i bund og grund en tømrervirksomhed, men samtidig vidt forgrenet med egenproduktion, lager værksteder og eksport til 50 lande. Derfor bruger vi digital teknologi til at binde tingene sammen og løfte virksomheden, både mht. konkurrenceevne og arbejdsglæde.”
Indsatsen for DEKO er del af itm8 produktpakke Modern Workplace, hvor fokus er på at udnytte Microsoft-funktioner som f.eks. SharePoint, Teams og Viva Engage til at forbinde mennesker, systemer og projekt, uanset geografi.
Itm8 er ikke kun gode til at gennemføre projekter, men også til at sælge, siger Henrik Kristensen, og det mener han positivt. ”Det var fra starten tydeligt, at de ville ud over rampen, men de var ærlige. Det var gennemskueligt, hvad de gjorde, og der var ingen bagtanker. Jeg har oplevet andre leverandører, der lover alt muligt til næsten ingen penge, og så er virkeligheden en helt anden. Det kan vi ikke bruge til noget.”
