CLEMENS Advokatfirma sætter strøm til den interne kommunikation

CLEMENS Advokatfirma

SharePoint er omdrejningspunktet

Hos CLEMENS Advokatfirma i Aarhus danner et SharePoint-baseret intranet fra itm8 nu omdrejningspunktet for en lang række driftsfunktioner, der gør kommunikationen og hverdagen nemmere og mere effektiv for såvel advokater som stabsfunktioner. 

Om kunden

Den betroede rådgiver

CLEMENS Advokatfirma er et rådgivningsfirma, der fokuserer på at levere skræddersyede og letforståelige løsninger, uanset kompleksiteten af juridiske udfordringer. De lægger vægt på en tæt dialog og et dybtgående kendskab til deres klienters unikke behov, hvilket sikrer rådgivning, der er præcis tilpasset den enkelte organisation og situation.

Udfordringen

Fra informationskaos til effektiv intern kommunikation

CLEMENS Advokatfirma har godt 70 medarbejdere, heraf ca. halvdelen er jurister på kontoret i Aarhus. Virksomheden havde tidligere anvendt Microsofts værktøj Viva Engage til intern kommunikation, men det havde en række begrænsninger, der betød, at det ikke for alvor blev brugt som et driftsredskab i hverdagen. Typisk blev det blot brugt til udsendelse af ’alle-mails’ om fælles morgenkaffe, opdaterede guidelines og lignende.

Marketing Manager Lone Torsbjerg Møller fortæller:
”Viva Engage fungerede ikke rigtigt som et værktøj i vores arbejde. Der var kun mulighed for at sende informationer til hele virksomheden på én gang, og der var ingen mulighed for efterfølgende at søge de dokumenter frem, der var blevet henvist til. Det vil sige, at hvis der fx var sendt informationer ud om nye regler for kørselsfradrag, kunne vi ikke søge det dokument frem måneder senere, når vi stod og skulle bruge det.” 

Løsningen

Stærke kompetencer og pragmatisk tilgang

CLEMENS Advokatfirma havde behov for et intranet, der kunne effektivisere kommunikationen og skabe bedre overblik i den daglige drift. Virksomheden udarbejdede en kravspecifikation baseret på fokusmøder med de relevante interessenter i organisationen, hvor både frustrationer og ønsker til løsningen blev kortlagt.

"Vi afholdt møder med forskellige leverandører, der kunne levere det, vi havde brug for, og derefter faldt valget på itm8. De havde tydeligvis de kompetencer og den erfaring, vi havde brug for, og de havde en meget pragmatisk tilgang til projektet, der gjorde dem i stand til hurtigt at kunne afkode vores behov. Vi skulle ikke have bygget et nyt forkromet system, men ønskede et standardsystem, som kunne tilpasses vores behov – og vores fastlagte budget,” siger Lone Torsbjerg Møller.

Velfungerende løsning, der giver store fordele i hverdagen

Vi leverede en intranetløsning, der blev implementeret iterativt, hvilket betød, at systemet blev løbende opdateret baseret på feedback fra CLEMENS Advokatfirma. Den første version blev hurtigt en integreret del af den daglige drift og giver nu alle medarbejdere nem adgang til interne dokumenter, kalenderfunktioner og vigtige opdateringer.

"Den nye løsning er blevet taget rigtig godt imod blandt mine kolleger, og den er blevet lige nøjagtigt det værktøj, vi havde håbet på, i forhold til at gøre vigtige informationer tilgængelige og søgbare for alle. Vores intranet ligger som startside, når man åbner sin browser. Det betyder, at man kan læse de seneste interne nyheder hver morgen, eller når det passer i dagens opgaver – og vi undgår dermed frustrationer over forskellige 'alle-mails', der forstyrrer mellem de vigtigere mails i indbakken," fortæller Lone Torsbjerg Møller.

Løsningen har også givet CLEMENS Advokatfirma en bedre struktur, hvor dokumenter er nemt tilgængelige, og systemet hjælper med at holde styr på medarbejdere og aktiviteter.

"Vi står i dag med en meget velfungerende SharePoint-platform. Dokumenterne ligger i SharePoint, men søges frem via intranettet, og det fungerer rigtig godt. Derudover bruger vi systemet til forskellige kalenderfunktioner, herunder fødselsdage, vagtplan for vores jurastuderende, kantinemadplan og, ikke mindst, oversigt over, hvem der er i huset på den pågældende dag," forklarer Lone Torsbjerg Møller.

Sammen

Værdifuld sparring

"Det har været et rigtig godt samarbejde. Vi har primært samarbejdet med Carsten Isak Nielsen fra itm8, og jeg vil især fremhæve hans evne til hurtigt at forstå, hvor vi gerne ville hen, og komme med forslag til, hvordan vi bedst muligt kunne komme i mål. Den sparring, han gav os, var virkeligt værdifuld," afslutter Lone Torsbjerg Møller.