AI forbedrer medarbejdernes effektivitet og reducerer manuelle processer

AI har potentialet til at forbedre effektiviteten, reducere omkostninger og optimere arbejdsgange – uden at erstatte medarbejderne. I stedet handler det om at gøre dem mere effektive og frigøre deres tid til mere værdiskabende opgaver.

AI har været betragtet som en teknologi for de største virksomheder og mest avancerede industrier. Men i takt med at teknologien bliver mere tilgængelig, begynder mange små og mellemstore virksomheder også at tage AI i brug.

AI's rolle i dag

AI kan hjælpe virksomheder med at håndtere en række rutineopgaver, som i dag optager mange ressourcer. For eksempel kan en salgsafdeling bruge værktøjer som AI til at automatisere opfølgninger med kunder. Fx kan Microsoft Copilot ved hjælp af AI analysere kundedata og foreslå, hvilke kunder der skal kontaktes, hvornår og med hvilken besked. Det betyder, at salgsmedarbejdere kan fokusere på at pleje deres vigtigste kunder, mens AI sørger for at holde styr på de mere manuelle opgaver.

Daniel Hillebrand løsningsarkitekt hos itm8, forklarer: "AI er ikke noget, der kommer til at erstatte medarbejdere fra den ene dag til den anden. Det, vi ser, er snarere, at AI hjælper medarbejderne med at blive mere effektive. Mange virksomheder oplever, at deres ansatte kan bruge mindre tid på administrative opgaver og mere tid på det, de er bedst til."

AI som svar på manglen på kvalificeret arbejdskraft

En af de udfordringer, mange danske SMB'er står over for i dag, er at finde kvalificeret arbejdskraft. Der er især stor efterspørgsel på medarbejdere med specialiserede kompetencer inden for områder som IT, økonomi og salg. Her kan AI spille en nøglerolle i at aflaste de nuværende medarbejdere, som ofte sidder inde med stor viden og erfaring. Ved at lade AI tage sig af rutineprægede opgaver, kan disse medarbejdere bruge deres tid og ekspertise på opgaver, der skaber mere værdi for virksomheden.

Daniel understreger: "Det er svært for mange virksomheder at rekruttere de rigtige kompetencer, især inden for tekniske og administrative områder. AI kan være med til at aflaste de nuværende medarbejdere og sikre, at deres viden udnyttes bedre. På den måde får man mere ud af de eksisterende ressourcer."

Eksempler på AI i Microsoft 365 Copilot

En af de største fordele ved Microsoft 365 Copilot er evnen til at automatisere gentagne opgaver på tværs af forskellige platforme som Word, Outlook og PowerPoint. Dette gør det muligt for medarbejdere at arbejde mere effektivt og fokuseret.

I Word kan Microsoft 365 Copilot hjælpe med at generere tekstudkast, rette grammatik og foreslå forbedringer til dokumenter baseret på konteksten. "Ved at bruge Copilot i Word kan medarbejdere spare tid på skrive- og redigeringsopgaver, hvilket gør det nemmere at producere professionelle dokumenter hurtigt," forklarer Daniel Hillebrand, løsningsarkitekt hos itm8.

I Outlook kan Copilot automatisere opfølgningsmails, organisere indbakken og endda foreslå svar på almindelige forespørgsler. Daniel tilføjer: "Copilot i Outlook hjælper med at holde styr på kommunikationen og sikrer, at vigtige beskeder ikke går tabt i mængden af e-mails. Det gør det lettere for medarbejdere at fokusere på de mest kritiske opgaver."

I PowerPoint kan Copilot hjælpe med at skabe præsentationer ved at foreslå layout, designe slides og generere indhold baseret på brugerens input. "Med Copilot i PowerPoint kan brugerne hurtigt lave præsentationer, der ser professionelle ud, uden at skulle bruge for meget tid på designaspektet," siger Daniel. "Det frigør tid til at fokusere på budskabet og indholdet af præsentationen."

Daniel Hillebrand understreger betydningen af at integrere AI-værktøjer som Microsoft 365 Copilot i daglige arbejdsprocesser: "Ved at anvende Copilot kan virksomheder forbedre effektiviteten og kvaliteten af deres arbejde, hvilket i sidste ende kan føre til øget produktivitet og tilfredshed blandt medarbejderne."

Økonomiske fordele og medarbejdernes trivsel

Implementeringen af AI kan også have en positiv økonomisk effekt. Ved at reducere behovet for manuelle opgaver kan virksomheder spare både tid og penge. Virksomheder oplever, at de kan opnå en hurtigere ROI, fordi AI-systemer ofte kan implementeres gradvist og tilpasses specifikke behov.

Men en anden vigtig fordel er, at AI kan bidrage til øget trivsel blandt medarbejderne. Ved at fjerne monotone opgaver kan AI frigøre medarbejderne til at fokusere på mere kreative og strategiske opgaver, hvilket ofte resulterer i større arbejdsglæde og motivation. "Vi ser, at medarbejderne føler sig mere engagerede, når de ikke skal bruge tid på rutineopgaver. AI tager sig af det kedelige, så de kan koncentrere sig om at skabe værdi for virksomheden," udtaler Daniel.

Hvad bringer fremtiden?

Selvom AI allerede nu kan skabe stor værdi for danske virksomheder, er der stadig meget potentiale, der ikke er udnyttet. Fremtidige AI-løsninger vil formentlig blive endnu mere intuitive og lette at integrere i virksomhedens systemer, hvilket vil gøre det muligt for endnu flere små og mellemstore virksomheder at få glæde af teknologien.

AI vil ikke erstatte medarbejderne i morgen, men det vil ændre måden, de arbejder på. Ved at reducere antallet af manuelle processer kan AI give medarbejderne de nødvendige værktøjer til at arbejde smartere, ikke hårdere. Det betyder, at danske virksomheder kan forblive konkurrencedygtige i en verden, der konstant udvikler sig.

AI er ikke længere en fjern fremtidsdrøm, men en realitet, der kan implementeres her og nu. Med værktøjer som Microsoft Copilot kan virksomheder automatisere rutineopgaver og optimere deres ressourcer. Og som eksperterne fremhæver, handler AI ikke om at erstatte medarbejdere, men om at gøre dem mere effektive og frigøre dem til at skabe reel værdi for forretningen.

"Det vigtigste at huske er, at AI er et værktøj – og som med alle værktøjer afhænger det af, hvordan man bruger det," afslutter Daniel - "Virksomheder, der forstår at udnytte AI på en smart måde, vil stå stærkere i fremtiden."