Moderne CRM giver BoPil fuldt overblik over kundedata

BoPil A/S

Fra udfordring til overblik

I starten af 2020 stod BoPil over for en vigtig udfordring. Virksomheden, som leverer innovative foderløsninger til landbruget, havde behov for at samle al information om kunder og leads i ét system. Samtidig skulle systemet kunne integreres med deres ERP-løsning.

Valget faldt på et CRM-system fra itm8. Løsningen har givet virksomheden et komplet overblik over både eksisterende og potentielle kunder. Derudover har support- og servicemedarbejderne fået et effektivt værktøj til aktivitetsstyring, som gør deres hverdag mere overskuelig og produktiv.

Om kunden

Fagspecialister indenfor landbruget

BoPil er specialister i at levere intelligente løsninger fra idé til færdigt produkt. Med deres produkter og rådgivning hjælper de landbruget med at sikre optimal omsorg, fodring, ernæring og management på tværs af hele driften.

Deres avancerede softwaresystem giver samtidig et komplet overblik og effektiv styring af alle staldenheder, så både arbejdsdagen og økonomien optimeres. Derudover tilbyder de et bredt udvalg af holdbare og gennemtestede produkter, der er udviklet til at imødekomme både strukturelle og lovgivningsmæssige krav.

Udfordringen

Fra fragmenterede data til samlet overblik

Michael Fussing Clausen, Adm. direktør hos BoPil A/S, fortæller:

”Vi ønskede dels større transparens i de forskellige data, vi havde om vores kunder, og dels havde vi brug for et system, der kunne give bedre opfølgning på de opgaver og aftaler, vores sælgere og andre medarbejdere havde med kunderne. Det var den velkendte situation, hvor hver enkelt medarbejder gemte noter i Excel-ark, mails i Outlook eller på notesblokke, så vi havde brug for at samle og gemme det hele ét sted.”

Tidligere havde de forsøgt sig med et andet CRM-system, men det kunne ikke integreres med BoPils ERP-system, Navision. Det var et stort krav.

”Digitale systemer i sig selv kan gøre tingene lettere, men det er også min oplevelse, at hvis tingene ikke kan integreres med hinanden, bliver det alligevel administrativt tungt. Derfor var en af de grundlæggende ting, da vi begyndte at søge efter et nyt CRM-system, at det kunne integreres med Navision, og der passede itm8’s løsning perfekt,” siger Michael Fussing Clausen.

Han fremhæver også, at det var afgørende, at itm8’s CRM-løsning var tilpasset det danske marked og kun inkluderede kernefunktioner.

"Vi var blevet henvist til itm8 af vores Navision-leverandør og kunne hurtigt se, at produktet opfyldte de krav, vi havde. Vi satte derfor processen i gang i foråret 2020, og efter få måneder, hvor itm8 opsatte produktet til vores virksomhed ud fra en løbende dialog om vores behov, var vi oppe at køre i sommeren 2020. Det var en rigtig fin proces,” siger Michael Fussing Clausen.

Løsningen

Fra data til daglig værdi: BoPils CRM-løsning i praksis

BoPil A/S har nu samlet al data om deres kunder i CRM-systemet. Systemet giver mulighed for at trække oversigter og rapporter, tilknytte opgaver til medarbejdere og sende påmindelser om deadlines. Derudover bruges det til aktivitetsstyring, hvor service- og supportsager planlægges og registreres.

”Vi kunne se, at CRM’ets indbyggede funktioner også gjorde det muligt at oprette denne del af vores forretning i systemet, og det fungerer virkeligt effektivt. Dels kan vi planlægge serviceopgaver i kalenderen og indstille, hvilken medarbejder der skal udføre dem, men det har også den store fordel, at vores kørende serviceteknikere altid har adgang til den kommunikation og historik, vi har om kunden. For eksempel kan de slå op på deres smartphone mens de er ude hos kunden og sige, den her opgave løste vi på dét tidspunkt på denne måde. Dermed oplever kunden, at vi altid har 100% styr på deres produkter, service osv.,” siger Michael Fussing Clausen.

Han tilføjer:
”Hjemme på kontoret kan vi også løbende følge op på servicebesøg og aftaler. Vi kan se, hvilke ting vi skal være opmærksomme på ift. en kunde, og følge op på, om de ting er blevet løst, hvad enten det er en opgave for salg eller service. I sidste ende giver det kunderne en bedre service, og det gør deres overordnede oplevelse af vores produkter og serviceydelser endnu bedre.”

Et centralt værktøj i dagligdagen

Systemet bruges nu i flere af virksomhedens afdelinger, herunder salg, service, support og ledelse. Erfaringerne har været positive.

”Vi var meget bevidste om, hvordan vi kørte systemet ind, så det blev gjort helt tydeligt, at det ikke bare var et administrativt redskab, men at det fx kunne hjælpe sælgerne til at sælge mere og servicemedarbejderne med at yde bedre service. Samtidig stillede det nogle krav til vores egen datadisciplin, for det er klart, at jo bedre data, du fylder ind i systemet, jo bedre er de resultater, du får ud. Vi har fået lavet nogle gode processer omkring vores data og arbejdsopgaver, og jeg oplever, at medarbejderne meget gerne vil arbejde med systemet i hverdagen,” siger Michael Fussing Clausen.

Han afslutter:
”Vi har fået et produkt, som vi er rigtigt glade for, og som har givet os endnu mere, end vi gik efter at få. Vi har fået tilført stor værdi, i og med at vi løbende opsamler og kan tilgå alle aspekter af vores interaktioner med kunderne. Systemet er blevet et centralt værktøj i vores hverdag. Vi har en meget høj grad af tryghed i at vide, at systemet fungerer stabilt og effektivt, og vi har styr på de aftaler, der er lavet, så intet bliver glemt eller udført for sent. Og så har vi fået et rigtig positivt indtryk af itm8, både i opstartsfasen og efterfølgende support, og vi håber på et langvarigt og godt samarbejde fremover.”

Sammen

Vi gjorde det sammen

Michael Fussing Clausen, fortæller afslutningsvist:

"itm8 har været nogle fantastisk gode partnere. De var gode til at tilpasse produktet efter vores ønsker, fx med de rapporter og lister, vi havde brug for at kunne trække. Vi har desuden en virkeligt god oplevelse med deres support og service. Vi har en aftale om kontinuerlig support, fx hvis vi får brug for udvikling af nye oversigter, og det fungerer bare. Når vi henvender os om et eller andet, vender de tilbage inden for få minutter.”