Baden-Jensen A/S
Større transparens og optimering af kunderejsen
Business Central-løsningen har givet Baden Jensen A/S en stærk platform for integrering af samtlige IT-systemer på tværs af virksomheden. Ud over optimering af en række daglige arbejdsgange har løsningen åbnet nye muligheder for virksomheden, bl.a. i form af nye dataflows, større transparens og optimering af kunderejsen.
Om Baden-Jensen A/S
Totalleverandør til autolakører og værksteder
Baden Jensen A/S er totalleverandør af autolak, værkstedsudstyr og digitale løsninger til værksteder over hele landet. Virksomheden tilbyder både fysiske produkter som maling og lak, blandingssystemer og værkstedstilbehør, unikke digitale løsninger, der optimerer workflowet på værkstederne, samt formidling af en omfattende teknisk viden inden for lakering og processer, bl.a. via faglige netværk, kurser og træning.
Kombinationen af at være handelsvirksomhed, produktionsvirksomhed og vidensformidler stiller store krav til virksomhedens ERP, herunder kundehåndtering, bonusberegning, prisberegningsmodeller for produkter mv.
Udfordringen
Behov for modernisering af ERP-løsning
Siden den nuværende direktør, Martin Baden-Jensen, overtog direktørposten i 2016, har virksomheden gennemgået en løbende modernisering af sine IT-systemer. Han fortæller:
”Vi stod efterhånden med hele vores IT-landskab i Microsoft Azure og manglede blot at løfte vores ERP-system i skyen. Og det stod klart, at vi i den nye version havde brug for en mere avanceret og alsidig platform: Udover at håndtere vores nuværende arbejdsprocesser skulle systemet være forberedt til kommende administrationskrav ift. fx bæredygtighed og CO2-rapportering. Dertil kom, at vi havde en række arbejdsprocesser, som endnu ikke var digitaliseret. Efter en snak med itm8 kunne vi se, at en Business Central-løsning opfyldte meget af det, vi havde brug for. Det ville kunne opfylde alle vores krav og samtidig åbne en række nye muligheder for yderligere optimeringer og nye tiltag.”
”Vi er blevet langt mere fremtidsparate. Vi har en stærk, moderne platform, som giver nogle helt nye muligheder for at skabe transparens gennem hele virksomheden. Alle vores systemer kan integreres, så vi får mere effektive processer og nye muligheder for dataindsigt, vi ikke havde før. Det gælder alt lige fra overgang til papirløst lager og til dokumentation af bæredygtighed.”
Martin Baden-Jensen, Direktør hos Baden-Jensen A/S
Løsningen
Fremtidsparat Business Central-løsning binder hele virksomheden sammen
itm8 har hjulpet Baden-Jensen A/S til en tidssvarende Business Central-løsning, herunder en række add-ons og extensions til varetagelse af særlige arbejdsprocesser, samt Power BI. I fase 1 er den grundlæggende platform blevet etableret på baggrund af workshops, som har kortlagt virksomhedens centrale processer. Der er efterfølgende blevet identificeret flere processer, som også er ved at blive integreret i løsningen. Flere funktionaliteter og udbygninger kan tilføjes i senere faser.
Resultat
Solid platform binder hele virksomheden sammen
Med den nye Business Central-løsning kan Baden-Jensen A/S integrere alle sine IT-systemer i ét system. Det åbner nye muligheder for dataflows, dataindblik via Power BI, større transparens såvel internt som for kunder samt – og ikke mindst – tilknytning af yderligere systemer og funktionaliteter.
Martin Baden-Jensen fortæller:
”Vi har fået en løsning, som er klar til fremtiden. Hvor vi tidligere havde et on-premise system af ældre dato, har vi nu en cloud-baseret løsning med de nyeste funktionaliteter. Det har medført en klar optimering af vores daglige arbejdsgange. Et eksempel er overgangen til papirløs lager- og ordrehåndtering, som tidligere foregik med pen og papir. Dermed kunne vi fx ikke tracke, om det nu også var de rigtige varer, man har plukket og pakket, og om tingene blev faktureret korrekt. Alt det har vi mulighed for at gøre nu – og derudover udføres det hele naturligvis langt hurtigere.”
Han understreger desuden, at adskillige arbejdsgange på tværs af virksomheden er blevet langt mere effektive, nu hvor systemerne i de forskellige afdelinger er koblet sammen – uanset om der er tale om økonomi og salg, teknikere og salg, marketing og digital eller noget helt fjerde.
”Alle afdelinger bliver stille og roligt bundet sammen, så vi får optimeret vores arbejdsgange. Det gælder både nuværende og kommende funktioner og opgaver. Derudover har platformen også gjort os klar til at håndtere den grønne agenda. Vi kan tilkoble et modul, som giver mulighed for at opsamle vores produktionsdata og CO2-data. Dermed kan vi nemt afrapportere de ting, vi skal, til kunder og myndigheder. Det er et eksempel på en af de ting, jeg er allermest glad for ved løsningen: Vi har en kæmpe fleksibilitet og skalérbarhed i forhold til at kunne tilvælge digitale løsninger til at håndtere de krav, vi enten ved allerede er her, eller som kommer i fremtiden,” tilføjer han.
Transparens forbedrer kunderejsen
Men der ligger også et andet vigtigt udbytte i den nemme deling af data om fx kunder og ordrer, som Business Central-løsningen giver. Når alle virksomhedens systemer kobles sammen, åbnes der nemlig for en højere grad af transparens – både internt og for kunderne.
”Vi har 11 udkørende medarbejdere, som logger ind i vores CRM-system og noterer relevante informationer om deres kunder og ordrer. Men det system har ikke tidligere haft forbindelse til vores ERP-system, så det har udelukkende fungeret som rapportering. Der var mange steder, hvor viden blot lå i siloer, uden at nogen rigtigt kunne bruge det til ret meget. Eller hvor det kun var én person, der havde adgang, fordi det lå gemt lokalt. Alt det får vi nu koblet sammen, så vi får stor gennemsigtighed på både kunde- og produktniveau – og også over i økonomiafdelingen, som slipper for at lave omfattende rapporter til mig, for nu kan jeg selv gå ind og finde de relevante KPI’er og dykke længere ned i dem,” fortæller Martin Baden-Jensen og tilføjer:
”Den deling af data på tværs af platforme – og dermed transparens – skal vi ligeledes have ud at leve for kunderne. Vi er alle så vante til at kunne tracke vores ordrer og forsendelser på diverse B2C-webshops, eller at kunne se med det samme, om de ting, vi ønsker, er på lager. Det får vi også mulighed for at tilbyde vores kunder, så de selv kan holde øje med deres varer. Og det giver bare en rigtig god kunderejse.”
Nye muligheder åbner sig
Martin Baden-Jensen understreger, at det allervigtigste udbytte af projektet er, at han nu har en fremtidsparat IT-platform, der ikke blot har optimeret og effektiviseret en lang række processer – men som også åbner en række nye døre for ham, når han skal planlægge virksomhedens fremtidige udvikling.
”Jeg er af den filosofi, at hvis vi ikke er i udvikling, er vi i afvikling. Med den gamle platform følte jeg hele tiden, at vi blev begrænset. Systemet kunne aldrig 100% opfylde det, vi gerne ville. Jeg ser vores IT-optimeringsprojekt som en holistisk proces, hvor vi nu har fået den sidste manglende brik op i niveau. Vores systemer ligger i skyen; vi har et højt niveau af IT-sikkerhed, fordi systemer og data er beskyttet af Microsoft – og vigtigst af alt har vi fået en bred vifte af digitale muligheder. Nu er det op til os selv at gribe dem og få dem ført ud i livet – med god sparring og rådgivning fra itm8. Dé tre punkter er væsentlige for mig, for de gør, at jeg kan sige, at vi er det rigtige sted – og nu kan vi kigge fremad og udvikle os!” afslutter han.