Fremtidssikret SharePoint-baseret intranet

Hos energiselskabet SEF A/S havde man i en del år anvendt et SharePoint-baseret intranet af ældre dato. Virksomheden besluttede derfor at sætte gang i en opgradering, der både kunne give nyt layout, nye funktioner, større brugervenlighed og højere sikkerhed.

Fremtidssikrer SharePoint-baserede intranet 

Hos energiselskabet SEF A/S havde man i en del år anvendt et SharePoint-baseret intranet af ældre dato. Virksomheden besluttede derfor at sætte gang i en opgradering, der både kunne give nyt layout, nye funktioner, større brugervenlighed og højere sikkerhed. 

SEF A/S’s intranet anvendes dagligt af ca. 100 medarbejdere, og systemet anvendes primært til kommunikation af relevante nyheder og dokumenter.

SEF A/S’ daværende intranet var også baseret på Microsoft SharePoint, og da nyeste version af SharePoint desuden var inkluderet i Microsoft 365, som virksomheden også anvender, var det et oplagt valg at fortsætte i dette system. Efter at have afsøgt markedet, faldt leverandørvalget på itm8, som virksomheden kendte fra tidligere samarbejder. 

"Dels gav de et konkurrencedygtigt tilbud ud fra vores kravspecifikation og ønsker til layout, og dels var de supergode til at beskrive processen omkring forberedelse og udvikling af løsningen. Efter den indledende snak var det tydeligt, at itm8 havde været igennem sådan et projekt adskillige gange, og det gjorde, at vi følte os 100% procent trygge ved at lægge opgaven i deres hænder,”

siger Christoffer Rosenkrands Falkesen. 

God proces og værdifuld sparring

Kort efter de indledende møder blev projektet igangsat: SEF A/S leverede en kravspecifikation og beskrivelse af de ønsker, de havde til den nye løsning, hvorefter itm8’ medarbejdere udarbejdede løsningsforslag i en iterativ proces med løbende dialog og tilpasning, indtil løsningen blev launchet. 

"Det har været en rigtig positiv proces. Vi blev fra start koblet op med teamleder Carsten Isak Nielsen, som var med hele vejen gennem processen, og det har været en kæmpe fornøjelse. Hvis vi stødte på spørgsmål eller udfordringer, var det nemt at gå til ham for at få det løst. Derudover blev jeg rigtig godt klædt på til at idriftsætte og varetage systemet i vores daglige drift, herunder også tips og tricks, som jeg kunne give videre til mine kolleger, som er daglige brugere af systemet,”

fortæller Christoffer Rosenkrands Falkesen og tilføjer: 

”Efter opsætningen af systemet stod vi selv for migrationen af indhold fra det gamle system, og også her fik vi også gode input til, hvordan det kunne gøres optimalt. Vi har fået en velfungerende, sikker og fremtidssikret intranet-løsning, som vi ser frem til at bruge i de kommende år.” 

Vigtig og sikker informationskanal

Intranettet er i dag et vigtigt omdrejningspunkt for samarbejde og videndeling i hverdagen i SEF A/S, og virksomheden har fået et velfungerende og sikkert samlingspunkt for medarbejderne, fortæller Christoffer Rosenkrands Falkesen: 

”Vi bruger det i høj grad til nyhedsindlæg, hvor vi via SharePoint kan få vigtig information ud til hele organisationen – fra tilbud om kurser til opslag om nyansættelser, praktiske forhold og forskellige succeser, der skal fejres. Ud over det primære nyhedsfeed, der fylder størstedelen af forsiden, har andre funktioner, fx IT, også deres egne, særskilte kanaler. Ud over nyheder bruger vi det til at have ét samlet sted til vigtige dokumenter som vores personalehåndbog, medarbejderpolitik og information om SEF og vores forretningsområder. Og så har vi en oversigt med nyttige links til forskellige former for selvbetjeningsløsninger og værktøjer, medarbejderne kan få brug for i hverdagen.”

siger Christoffer Rosenkrands Falkesen.

Et vigtigt parameter for SEF A/S i arbejdet med intranettet var at højne sikkerheden, og her passede den nye løsning godt ind i virksomhedens eksisterende setup: 

”Sikkerheden fylder i sagens natur meget for os, og her lever den nye SharePoint-løsning op til vores sikkerhedsstandarder. Systemet integrerer med vores to-trins godkendelse, så vi har god sikkerhed hele vejen rundt om vores systemer,”

fortæller Christoffer Rosenkrands Falkesen. 

Nemmere hverdag – og fremtidssikret løsning

"I det gamle system var vi meget begrænsede i de formater, vi kunne bruge – der var stort set kun mulighed for tekst og billeder – men i den nye version har vi mange flere muligheder for forskellige typer indhold og funktionaliteter. Jeg fik rigtig god sparring fra Carsten Isak Nielsen i forbindelse med opsætningen: Jeg kom fx med et forslag til layout af en side, og så gav han feedback og forslag til, hvordan det kunne stilles mere intuitivt op, eller hvordan jeg kunne bruge andre af SharePoints funktioner for at give en bedre brugeroplevelse,” 

fortæller han og tilføjer: 

”Sammen med et opdateret – og mere lækkert – layout betyder det, at medarbejderne langt hellere vil bruge det end tidligere – og dermed også en større sikkerhed for, at de får den information, der kommunikeres på platformen. Vi lavede en undersøgelse kort efter launch, der viste, at folk generelt var meget glade for det og så det som en værdig erstatning for det gamle system.”

Nem tilpasning 

Samtidig er det langt lettere for SEF A/S selv at tilpasse løsningen, hvis der bliver brug for det. 

”Det er let for mig at sætte en ny side op eller ændre struktur eller rettigheder i systemet. I det gamle var vi til tider afhængige af konsulenter, hvis vi skulle lave ændringer – nu kan vi selv gøre det. Det gør os meget mere selvkørende, og vi regner med også selv at kunne lave forskellige integrationer i fremtiden. Vi planlægger fx en integration til vores Power BI, så vi kan vise forskellige dashboards i SharePoint, og det vil vi selv kunne opsætte langt hen ad vejen. Samtidig har vi en sikkerhed i, at vi altid kan kontakte itm8, hvis vi får brug for hjælp til dele af integrationerne eller udvidelser, vi ikke selv kan lave,” 

siger Christoffer Rosenkrands Falkesen og afslutter: 

”Vi har fået en velfungerende, sikker og fremtidssikret intranet-løsning, som vi ser frem til at bruge i de kommende år.”