Gå direkte til indhold
 

itm8 automatiserer projekthåndteringen hos GEV

Læsetid i minutter: 3

GEV_kundecase-hos-Intempus

 

Via en kombineret SharePoint- og Business Central-løsning har itm8 sammen med multiforsyningsvirksomheden GEV udviklet en strømlinet projekthåndtering i ét sammenhængende system.

GEV med hovedsæde i Grindsted forsyner 7.000 andelshavere med el, vand og varme. Virksomheden gennemfører løbende projekter inden for alt fra anlægsarbejde og udstykninger til interne IT-, HR- og kommunikationsprojekter. Som forsyningsvirksomhed er GEV underlagt en række lovgivningsmæssige retningslinjer, så omkostninger fra et elnetprojekt fx ikke konteres til et varmeprojekt. Det stiller store krav til projekthåndteringen, særligt i komplekse projekter der kan vedrøre flere af GEV’s forsyningsydelser.

Manuelle processer skabte flaskehalse 

I nogle år havde GEV registreret projektdetaljer i SharePoint, mens tilknyttede detaljer om fx tids- og materialeregistrering og økonomi efterfølgende blev registreret i andre systemer i den relevante afdeling. Der opstod derfor et ønske om at kunne registrere alle projektdetaljer i ét samlet system. Dermed ville medarbejderne både kunne spare tid på manuelle opgaver, og data om projekterne kunne nemmere holdes up-to-date. IT- og innovationschef Lennard Larsen fra GEV fortæller. 

 

Når vi opretter et projekt, er det vigtigt, at alle detaljer registreres korrekt på det pågældende projekt. Lige fra hvem der er projektejer og projektleder til start- og slutdato og naturligvis forbrugt tid og materialer. Tidligere styrede vi vores projekter fra SharePoint og kunne uploade relevante dokumenter der, men økonomidelen skulle derefter oprettes i økonomiafdelingen. Det skabte indimellem flaskehalse, hvis der gik nogle dage, før det var muligt at registrere tid og materialer. Derfor gik vi sammen med itm8 i gang med at automatisere integrationen imellem vores SharePoint- og Business Central-løsninger,”

fortæller Lennard Larsen, IT- og innovationschef, GEV 
Lennard Larsen _ 11WB-WEB-930x620x280x0x408x620x1691583501

Integration giver nye muligheder 

Ønsket var dels at gøre hverdagen nemmere for virksomhedens projektmedarbejdere, så de kun skulle oprette og opdatere data om deres projekter ét sted, og dels at give mulighed for rapportering på tværs af virksomhedens projekter. Løsningen blev derfor et sammenhængende system på Microsoft-platformen, hvor GEV’s projektcenter i SharePoint er integreret i en Business Central-løsning. Denne løsning spiller yderligere sammen med virksomhedens Power BI 

 

Detaljerne for det nye system blev defineret på en workshop hos GEV med deltagelse af relevante projektledere og medarbejdere. Herefter er den nye løsning blevet udviklet i et tæt samspil mellem itm8 og GEV, så det blev sikret, at systemet levede op til alle krav og behov. 

 

Vi kan nu oprette et projekt i SharePoint – og med det samme er projektet også oprettet i Business Central. Og når vi opdaterer et projekt, rulles det med det samme ud i samtlige systemer. Dermed kan vi altid stole på, at de informationer, som økonomi arbejder med, eller som vi trækker ud i rapporter i Power BI, er fuldt opdaterede,”

fortæller Lennard Larsen. 
 

 

Systemet gør det også let for økonomiafdelingen at holde styr på, hvor mange ressourcer der er brugt på et projekt. Dermed er det nemt og effektivt at viderefakturere omkostninger til kunder og underleverandører eller at fordele omkostninger internt i koncernen.  

 

Det er afgørende for os som forsyningsselskab at holde vandtætte skodder mellem omkostningerne på forskellige projekter. Det er simpelthen et lovkrav at holde tingene adskilt. Og det er langt lettere for os at gøre nu, selv i komplekse projekter med mange delopgaver og underleverandører,”

siger Lennard Larsen.

 

Strømlinet tilgang til projekthåndtering 

Nu, hvor den nye løsning har været i drift i nogen tid, kan medarbejderne hos GEV tydeligt mærke, hvilken forskel systemet gør for dem. 

Vi har fået en mere strømlinet tilgang til, hvordan vi tilgår vores projekter. Og vi har fået automatiseret rigtigt mange hjørner af vores processer, som tidligere var manuelle. Alt oprettes på samme måde, og alle ved, hvor de forskellige data ligger, og kan stole på, at de er fuldt opdateret, uanset hvilket system man tilgår dem i. Det har sparet meget intern tid – på alt fra at lede efter dokumenter, som måske lå gemt på et lokalt drev et sted, til rettelse af fejlkontering eller manglende kontering. Der er bare styr på det hele nu, og det kan mærkes i hverdagen,”

siger Lennard Larsen. 
 

 

Derudover kan vi nu lave rapporteringer på vores projekter, hvilket vi ikke kunne før, fordi data ikke lå samlet. I den forbindelse er det meget vigtigt for os, at alle detaljer på et projekt er korrekte – fra projektejer og projektleder til data om projektperiode, tids- og materialeforbrug. Ellers er de rapporter, vi kan trække ud om vores projekter, værdiløse. Og med det nye setup ved vi, at vi kan stole på de rapporteringer, vi laver,”

tilføjer han. 

 

Ud over stor tilfredshed med virksomhedens nye løsning fremhæver Lennard Larsen også det gode samarbejde med itm8’s konsulenter i forløbet: 

 

Det har været et meget praktisk samarbejde med fokus på at skabe brugbare løsninger for os. Vi har haft en agil proces, hvor vi løbende har fået leveret en delløsning, som vi har givet feedback på. Itm8’s folk har været supergode medspillere i processen. De forstår, hvad vi arbejder med, og har givet god sparring på, hvordan vores ønsker kunne løses i Microsoft-platformen. Det har fungeret rigtig godt, og det har givet os en løsning, der bare virker. Der er ikke noget at sætte en finger på,”

afslutter han. 

Skal vi hjælpe din virksomhed med en løsning, der skaber reel værdi?