Sikker og effektiv Power Apps-løsning til visitering af fritidsydelser i Viborg Kommune

Viborg Kommune

En skræddersyet Power Apps-løsning

Med en skræddersyet Power Apps-løsning fra itm8 har Viborg Kommune nu et effektivt og GDPR-compliant system til håndtering af alle oplysninger om de børn og unge, der modtager hjælp fra kommunens fritidsvejledere.

Om kunden

Tilbyder hjælp til børn og unge

 Viborg Kommunes fritidsvejledere hjælper årligt ca. 500 børn, som modtager støtte til at komme i gang med kommunens fritidstilbud. Det kan bl.a. ske i form af kontingentstøtte eller personlig støtte til at komme i gang med fritidsaktiviteter.  

Udfordringen

Power Apps-løsning til fritidsvejledere i Viborg Kommune

I mange år er håndteringen af alle informationer om børn, forældre, henvisninger og økonomi foregået manuelt. En intern gennemgang foretaget af kommunens egen IT-afdeling viste dog, at disse processer ikke længere opfyldte kravene til persondatasikkerhed (GDPR). Ingen af kommunens eksisterende systemer opfyldte alle fritidsvejledernes behov, og de gik derfor i gang med at undersøge andre muligheder. Efter en dialog med itm8 stod det klart, at en Power Apps-løsning både ville kunne opfylde de GDPR-mæssige sikkerhedskrav og fungere godt til de daglige arbejdsgange. 

Fra omfattende manuelle processer…  

Et forløb om et barn kunne tidligere foregå ved, at fritidsvejlederne modtog en mail med en henvisning fra fx en lærer eller en sundhedsplejerske. Herefter indførte de en række informationer i et Excelark, hvor det blev koblet sammen med barnets og forældrenes CPR-numre. Det blev desuden registreret, hvordan fritidsvejlederne var i kontakt med barnet, og hvilke fritidstilbud barnet fik støtte til.

Hvis der var tale om et betalingstilbud, fx en klubaktivitet, var der yderligere en manuel proces omkring dette. Barnets forældre betalte det pågældende kontingent, som sendte en mail med en kvittering til fritidsvejlederne. Herefter blev denne uploadet til barnets informationer i deres system, og en ny mail med kvitteringen og relevante informationer blev sendt til kommunens økonomiafdeling, som efterfølgende refunderede en del af beløbet til familien.

Fra omfattende manuelle processer…  

Et forløb om et barn kunne tidligere foregå ved, at fritidsvejlederne modtog en mail med en henvisning fra fx en lærer eller en sundhedsplejerske. Herefter indførte de en række informationer i et Excelark, hvor det blev koblet sammen med barnets og forældrenes CPR-numre. Det blev desuden registreret, hvordan fritidsvejlederne var i kontakt med barnet, og hvilke fritidstilbud barnet fik støtte til. 

Hvis der var tale om et betalingstilbud, fx en klubaktivitet, var der yderligere en manuel proces omkring dette. Barnets forældre betalte det pågældende kontingent, som sendte en mail med en kvittering til fritidsvejlederne. Herefter blev denne uploadet til barnets informationer i deres system, og en ny mail med kvitteringen og relevante informationer blev sendt til kommunens økonomiafdeling, som efterfølgende refunderede en del af beløbet til familien.  

Alt sammen omstændelige og tidskrævende processer, som yderligere gav mulighed for fejlindtastninger eller behov for at rykke for dokumentation.  

Løsningen

… til effektiv automatiseret løsning 

Alle disse processer er nu samlet i én løsning, så alt uploades i samme Power App, hvilket både sparer tid og gør fritidsvejledernes dagligdag lettere. 

”Vi har først og fremmest fået en driftsdel med en række funktionaliteter, der sparer en lang række manuelle processer. Nu kan vi bare finde de uploadede informationer, trykke på en knap og sende al information til økonomiafdelingen. Det gør vores arbejdsprocesser omkring fx administration og dokumentation langt mere effektive, så vi kan bruge mere af vores tid sammen med de børn, vi hjælper. Derudover sparer vi nogle fejlkilder, når informationer ikke skal tastes ind manuelt igen og igen. Og oven i det hele har vi fået en Power BI-rapporteringsdel, som kan bruges strategisk på retnings- og ledelsesmæssigt niveau,”

siger Martin Malthesen Elgaard og tilføjer: 

”Vi er en forebyggende indsats, så der er to ting, der er helt afgørende for os. For det første, at vi har så meget tid som muligt ude hos børnene i stedet for foran en computer. Og for det andet må det her system bare ikke blive trægt. Der skal være så kort som muligt fra henvisning til handling. Og det har den nye løsning i høj grad hjulpet med at sikre.” 

Værdiskabende rapporteringsværktøj 

Ud over den optimerede daglige drift, der giver fritidsvejlederne mere tid til at være sammen med børnene, har den nye Power Apps-løsning også givet vejlederne og kommunen som helhed et nyt værdifuldt rapporteringsværktøj om den sociale indsats på området. 

”Med det nye system kan vi se en lang række datapunkter for vores indsats. Det er spørgsmål som ’Hvad er det for nogle foreninger, der mest er i spil?’ ’Hvor mange er aktive i fodbold?’ ’Hvor kommer de fra?’ og ’Hvilke klassetrin hjælper vi mest? – men også fx ’Hvor mange er henvist på baggrund af ensomhed?’, som er et vigtigt pejlemærke for Viborg Kommune. Der er et stort ønske om at bringe antallet af ensomme børn og unge ned ved at få dem i gang med fritidsaktiviteter, og den udvikling kan vi nu følge med i via den nye løsning,”

siger Martin Malthesen Elgaard. 

Skræddersyet løsning skaber stor tilfredshed 

Han fremhæver især værdien af, at den nye løsning er blevet skræddersyet til fritidsvejledernes og kommunens behov, frem for at de har skullet tilpasse deres daglige arbejdsopgaver til et standardsystem. 

”Vi har oplevet en rigtig god proces sammen med folkene fra itm8. De har lyttet til os og haft en virkeligt god forståelse for, hvordan vi arbejder, og hvordan tingene fungerer, når man arbejder i et kommunalt setup – lige fra tilkoblingen til kommunens øvrige it-systemer og til de GDPR-mæssige krav, vi er underlagt. Og de har haft en rigtigt god evne til at omsætte vores behov til en løsning, der virker i praksis for os. Udviklingen er foregået i steps, hvor de har udviklet på noget, vist det til os og tilpasset det. Og når vi har fået øje på nye behov eller udviklingsmuligheder hen ad vejen, har de hele tiden været åbne for at lytte til os, så vi har fået den bedst mulige løsning,”

fortæller Martin Malthesen Elgaard og afslutter:  

”Vi har nu en løsning, som er designet ud fra vores hverdag, og som bare kører. Vi har driftsdelen, hvor vi håndterer henvisninger og alle vores informationer om børnene. Vi har økonomidelen, hvor vi nemt kan videresende data. Og vi har rapporteringsdelen med nogle vigtige datapunkter om vores indsats og den gruppe borgere, vi arbejder med. Det har givet os et velfungerende hands-on værktøj, som arbejder direkte ind i vores hverdag – og det er bare supergodt!”